Vad kan du göra för att minska anställdas tidstöld?

Du har kanske hört talas om arbetstält, där en arbetsgivare inte betalar en anställd vad de är skyldiga till, oavsett om de är olagliga eller oavsiktligt klassificerar en anställd som befriad när de ska vara berättigade till övertidslön. Men arbetstiden stöld är också ett problem för arbetsgivare.

Anställd tidstöld uppstår när en anställd blir betald för arbete som han inte gjorde. Detta kan hända genom avsiktligt bedrägeri, som att be någon att klocka honom innan han visar sig att arbeta eller genom latskap, som att läsa en bok när han ska arbeta.

Om ditt företag förlorar pengar på grund av att anställda inte arbetar alla timmar du betalar dem till jobbet, är det här fyra sätt att stoppa arbetstagarstöld från att skada din verksamhet. Se även omständigheterna under vilka du kan docka en anställds betalning för tidsstöld.

Tydligt informera medarbetarna om reglerna

Det kan tyckas uppenbart för dig att klockning i en kollega som inte har kommit till jobbet ännu inte är lämplig, men det är inte uppenbart för alla. De kan göra det som en tjänst till en medarbetare för att förhindra att personen kommer i trubbel. De slutar inte att tänka på de verkliga konsekvenserna för verksamheten och slaget på deras integritet och deras medarbetares integritet som deras handlingar skapar.

Om du har en klocka, skriv ett tecken som påminner personer som klockar in för någon annan är inte tillåtet. Om människor klockar in på sina datorer eller genom att fylla i ett tidskort, påminner folk om att det är emot reglerna att använda andras inloggning och att felaktigt fylla i ett tidskort är bedrägeri.

Dessa påminnelser kan verka överlagliga, men du skyddar inte bara ditt företag, utan hjälper dig också att skydda sina jobb. Att göra någon en tjänst kan kosta en person sitt jobb, och du vill inte att det ska hända.

Ställ förväntningar

Om en anställd stöldar tid genom att inte arbeta när de borde det kan vara ett resultat av att de inte förstår kraven på jobbet. Till exempel kan detaljhandelsmedarbetare tycka att det är okej att leka med sina smartphones så länge ingen kund står direkt framför dem. Men, du vill att de ska städa, räta ut och lagra affären - inte begå arbetstidsstöld.

Se till att de klart förstår sina uppgifter så att de inte slösar tid. Om du ser någon som slår av, ignorerar du inte den och ger inte bara en viss uppgift för minuten. Om du bara säger, "Kan du städa upp den gången?" Kan arbetstagaren tro att det är en engångsförfrågan. Istället säger du att "När du inte hjälper kunder direkt, måste du utföra uppgifterna A, B och C. Kan du, gör du en just nu?"

Följ disciplinära förfaranden

Ibland lät arbetsgivarna gå, vilket är bra. Du skulle vara en stor boll av stress om du inte kunde låta något misstag gå. Men när du låter arbetstiden stöld gå avmarkerad börjar dina anställda att tänka att det är okej, och det är det inte.

Så följ din standard disciplinära förfaranden. Generellt är progressiv disciplin vägen att gå: Verbal varning, skriftlig varning, upphävande och uppsägning. Beviljas, du måste överväga allvaret av brott. Förfalskning av ett tidskort är ett mycket större problem än att gå på Facebook i några minuter mellan kunderna. Klocka på 5 minuter innan du börjar arbeta är inte så illa som att inte klocka ut för en två timmars lunch.

Men oavsett brottet är det viktigt att du följer upp och att dina anställda vet att du kommer att följa upp. Annars är det för lätt att låta dåligt beteende glida in - permanent.

Kom ihåg att skapa ett bra exempel

Ofta med tidsstöld, anställda efterliknar beteende som de ser andra gör. De får se att deras chef tar en timmes lunch, men de förstår inte att chefen är en undantagen anställd som får betalt samma summa oavsett hur många timmar hon arbetar. De kanske inte inser att chefen ofta lägger mycket tid på nätterna och på helgerna.

Men ibland är cheferna allvarliga slackers. Om dina handledare ofta spelar på sina telefoner istället för att arbeta, kan du förvänta dig att din icke-befriade arbetskraft inte följer deras exempel? Hantera dina chefer.

Det här är de fyra viktigaste åtgärderna som du kan ta som arbetsgivare för att minimera eller stoppa arbetstiden stöld. Använd dem alla för att skära ner på ett problem som får gå oövervägande kommer att skada dina affärsresultat.

Vad kan du göra när anställd tidstöld inträffar?

Den viktigaste frågan som en arbetsgivare kan ha om arbetstidsstöld efter genomförandet av dessa fyra idéer, kan han docka arbetstagarens lön för den tid då arbetstagaren inte arbetade? Svaret är kanske. Betalningsdockning är ett allvarligt företag. I vissa fall lönas dockning och torkas: Om John har Jane klockas in och han kommer inte in i ytterligare en timme, behöver du, positivt, inte betala John för den tiden. Han arbetade inte.

Om å andra sidan var John på sin arbetsstation och gått av i 15 minuter måste du säkert betala honom. Och i alla fall, när John verkligen inte hade något att göra, och du inte ville att han skulle gå hem, måste du betala honom för att vara redo, villig och kunna arbeta, även om han inte gör något annat än att vänta på en uppdrag.

Sammantaget vill du betala människor för varje timme som de arbetar, och du vill att de ska arbeta för varje timme som du betalar dem för. Så länge du fortsätter med frågan om arbetstidsstöld, bör du inte uppleva tidstöld som ett problem i ditt företag.

-----------------------

Suzanne Lucas är en frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats på noterpublikationer, inklusive Forbes, CBS, Business Inside r och Yahoo.