Administrativ assistent Jobbbeskrivning: Lön, kompetens och mer

Administrativa assistenter, inklusive sekreterare, är ryggraden för kontorsfunktionalitet. De skriver och förbereder dokument, planerar möten och underhåller filer. De svarar telefoner och direktsamtal och hjälper till med personalmöten. I vissa kontor kan de hantera grundläggande bokföringsuppgifter, och de kan acceptera betalning från kunder och kunder.

Ungefär 4 miljoner administrativa assistenter och sekreterare arbetade i USA 2016.

Administrativa assistentuppgifter och ansvar

Administrativa assistenters ansvar kan variera beroende på vilken typ av kontor de arbetar i, men vissa gemensamma uppgifter inkluderar:

• Generera dokument.
• Sätta samman bildpresentationer
• Skapa kalkylblad.
• Hantera databaser.
• Skapa och / eller behålla webbplatser.
• Arbeta som kontorschef, planera personalhändelser som utmärkelsemiddagar och insamlingshändelser, planera klientmöten och arrangera scheman för medarbetare.

Administrativ assistent Lön

Lön kan bero på arten av verksamheten där en administrativ assistent är anställd samt omfattningen av arbetsuppgifterna. De som tjänar chefer får topplönen.

• Median årsinkomst: $ 38,880 ($ 18,69 / timme)
• Topp 10% årsinkomst: Mer än $ 64.230 ($ 30.88 / hour)
• Botten 10% årsinkomst: Mindre än $ 24,690 ($ 11,87 / timme)

Utbildning, utbildning och certifiering

Detta yrke kräver ingen särskild avancerad utbildning, men det kan vara till hjälp.

• Utbildning: Du behöver ett gymnasium eller motsvarande, och du kan få en kant i fältet genom att anmäla dig till ett associerat examen eller delta i ett sekreterarträningsprogram efter gymnasiet. Sekreterare har nu kandidatexamen eller tjänar specialitetsfokuserade certifieringar som ackrediterad juridisk sekreterare eller certifierad medicinsk administrativ assistent i ett växande antal sektorer. Executive assistenter och sekreterare bör ha några högskolepoäng minst, om inte en kandidatexamen.

• Träning: Överväg att börja med ett tillfälligt anställningsorgan. Dessa erbjuder ibland utbildning till nya rekryter. Annars, om du har några grundläggande sekreterarkunskaper, kan utbildning på arbetsplatsen ges när du lär sig repen av ett visst företag eller fält.

Administrativ assistent Färdigheter och kompetenser

Du behöver flera viktiga kvaliteter för att lyckas bli administrativ assistent.

• Dator- och mjukvarukunskaper: Du borde vara bekväm med att använda Microsoft Office, e-post och internet. Du kanske behöver känna till QuickBooks eller andra program för redovisning om du arbetar för ett litet företag.
• Multitasking färdigheter: Detta kan vara särskilt viktigt om du också fungerar som chef. Du bör kunna jonglera flera krav på en gång.
• Verbal och skriftlig kommunikationsförmåga: Dessa är väsentliga. Du borde ha ett solidt ansvar för det engelska språket och ha goda korrekturläsningsförmåga.

• Social förmåga: Du kommer att arbeta med andra, inklusive kunder och annan kontorspersonal. Bra sätt och en lugn upplevelse kan vara mycket viktigt.
• Organisationsförmåga: Du måste vara detaljorienterad och organiserad, kunna hitta ett dokument eller återkalla protokoll för tillfället.
• Beslutsfattande färdigheter: Du kommer ofta att hitta dig själv att hantera flera uppgifter nästan samtidigt, särskilt i upptagna kontor, så du borde kunna prioritera och göra tidseffektiva beslut. En kund kanske vill ha ett möte direkt, men har han verkligen en nödsituation eller kan det vänta några dagar?

Job Outlook

Tyvärr har denna ställning inte ett uppmuntrande jobbutsikt. Amerikanska byrån för vitlig statistik planerar att tekniska framsteg kommer att börja ta över många administrativa assistenters uppgifter från 2016 till 2026, vilket resulterar i en 5% minskning av sysselsättningstillväxten.

Arbetsmiljö

Denna position krävs av nästan alla branscher. Du kanske befinner dig i ett medicinskt kontor, ett advokatbyrå, ett statligt kontor eller en liten stadsdelskontraktör. I alla fall kommer du sannolikt att hitta dig själv i en kontorsinställning.

Virtuella assistenter blir mer och mer efterfrågade, så det är möjligt att du kanske kan arbeta hemifrån.

Arbetsschema

Det här är nästan alltid ett heltidsjobb under normala öppettider, men verksamhetens karaktär kan kräva lite helgarbete, till exempel om du är anställd av en medicinsk klinik. Dessutom kan de i juridikprofessionen upptäcka att de förväntas ta långa timmar i förväg om försök och tidsfrister.

Hur man får jobbet

GET GLOWING REKOMMENDATIONER

Arbetsgivare som anställer en sekreterare eller en administrativ assistent letar efter en person som de kan arbeta med bekvämt, vem kommer att blanda sig bra med andra anställda och vem kan lita på konfidentiell information. Starka rekommendationsbrev kan visa dessa egenskaper.

ANVÄND DIN NÄTVERK

Knacka in i dina nätverk för att få lediga jobb. Nå ut till Facebook och LinkedIn kontakter, familjemedlemmar, grannar och tidigare arbetsgivare. Låt dem veta att du skulle uppskatta introduktioner till alla som kan anställa.

TRACK DOWN OPENINGS

Gör en Google-sökning för jobböppningar med nyckelord som administrativ assistent, marknadsassistent, redaktionsassistent, medicinsk sekreterare, juridisk sekreterare och kontorsassistent för att generera jobbannonser. Många administrativa jobb kommer också att annonseras på anställningsdelen av webbplatsen för din lokala tidning eller handelskammare.

Jämförande liknande jobb

Några liknande jobb och deras medianårslön inkluderar:

• Rättskorrespondent: $57,150
• Informationskonsulent: $34,520
• Medical Transcriptionist: $34,770