Vad är resekostnader som arbetsgivare kommer att betala?

Resekostnader är utgifter som en anställd gör när han reser på företagets verksamhet. Företagets verksamhet kan omfatta konferenser, utställningar, affärsmöten, kund- och kundmöten, jobbmässor, träningssessioner och försäljningssamtal, till exempel.

Kostnader kan inkludera logi, ersättning för personbil, flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider, tips till servitörer, rumsservice och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva på vägen.

Utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresepolicy. Bli bekant med ditt företags policy eftersom kostnader, så olika som kemtvätt och gym medlemskap, kan täckas för anställda vid utökade resor utöver de förväntade resekostnaderna, bostäder och måltider.

Resekostnader för anställda på långsiktiga uppdrag

Vid användning av långsiktiga bostadsfaciliteter för resande medarbetare ger många arbetsgivare möjligheter för arbetstagarens familj att besöka när arbetstagaren reser i stor utsträckning på affärer för sin arbetsgivare. När en anställd tillfälligt tilldelas ett annat företag, kommer arbetsgivarna ibland att betala för den anställdes familj att besöka vid föreskrivna tidsintervaller.

Arbetsgivare försöker ge valmöjligheter för anställda som är borta från hemmet och familjen under längre perioder. Du måste utnyttja eventuella reseprivilegier som din arbetsgivare erbjuder för att bygga anställdas moral och engagemang.

Kundunderhållning vid konferenser, försäljningssamtal och besök på plats är en annan ersättningsbar kostnad, men känner till företagets policy så att du inte överskrider gränserna för underhållskostnader.

Känn också ditt företags policy om tilldelning av flygbolagets miljonskredit. Det varierar. Vissa företag tillåter medarbetare att tillkomma flygresor som de sedan kan använda för personliga familjeresor. Andra tillkommer en bank av resor miles som de använder för att täcka extra anställd affärsresa. Återigen är det viktigt att du vet ditt företags politik.

Hur betala arbetsgivare för anställda resekostnader?

Typiskt betalar organisationerna resekostnader för anställda på dessa tre sätt.

Företag Kreditkort

Kreditkort utfärdas till anställda som måste resa ofta för företag. Anställda kan debitera de flesta av de kostnader de ådra sig på affärsresa till företagskreditkortet. För ersättning av olyckshändelser som tips och snabbmat, måste anställda fylla i en kostnadsrapport när de återvänder från resan.

Laddningskort är lämpliga för anställda, eftersom de inte behöver komma kontant för att betala för företagskostnader före ersättning. Bli medveten om ditt företags policy, dock; Du kan fortfarande behöva sätta in kvitton och annan dokumentation även när du debiterar dessa utgifter på ett kreditkort.

Kontanter

Organisationer utan företagskreditkort kräver att anställda fyller ut en kostnadsredovisning för varje utgift medan arbetstagaren är på väg. De kräver i allmänhet kvitton och viss nivå av motivering för varje kostnad.

Endast sällan skulle en organisation be anställda att betala för de stora biljettobjekten som flygfrakt och söka återbetalning senare. Ett företags inköpsorder eller företagskort kommer att betala för stora kostnader framåt. Men anställda är ofta skyldiga att betala kontanter utan kostnad för dagliga resekostnader som senare återbetalas.

Per dag

En per dag är en dagpenning av en viss summa pengar som en anställd ges för att täcka alla utgifter. Arbetstagaren ansvarar för att välja bra resekostnadsval inom parametrarna för hur mycket pengar han eller hon tilldelas dagligen.

Vissa företag betalar direkt för transport och bostäder, men ger resande anställda en per diem för alla övriga kostnader inklusive måltider och marktransporter. Anställda har varit kända för att underskatta kostnaderna för att hålla extra pengar från per diem. Företag tillåter normalt detta.

Kunskap om arbetsgivarens resekostnadspolicy är medarbetarens ansvar

Anställda som reser i affärer rekommenderas att hålla sig uppdaterade om företagets resepolicy och kostnader för ersättning. Kostnader som faller utanför policyn betalas vanligtvis inte tillbaka eller täckas.

Kvitton krävs av de flesta företag förutom de som betalar per dygn. Ditt företag har också troligen en form som de förväntar sig att anställda ska använda för att sätta in resekostnader.

För att hålla sig utöver återbetalningsbara kostnader ges anställda ofta en tidsfrist för att de ska lämna in en kostnadsrapport och vända in gällande kvitton. Finansdepartementet kommer att ha riktlinjer som hjälper det att hålla sig aktuellt.

Om du har frågor om vad som utgör lämpliga resekostnader i din organisation, kolla med din chef och personal. Du vill inte spendera pengarna och få en överraskning senare.

Mer relaterat till anställdas affärsresor och utgifter

• 10 tips för att minska kostnaden för företagsresor
• Ska medarbetare dela rum?