Vad arbetsgivare borde inte behålla i personaldirektorat

Arbetsgivare bör aldrig placera särskilda saker i din allmänna personalrekord. Innehållet i dina anställdas personalfiler och -rekord är i allmänhet tillgängligt för personalpersonal, anställd och medarbetares chef eller handledare, i vissa företag.

I andra är tillgången begränsad till HR-personal och anställda kan begära tillgång till sina register. Advokater kan också åtala innehållet i personaldokumenten för rättegångar och klagomålen om jämställdhet med likabehandling (EEOC). En tidigare anställd kan också begära en kopia av hans eller hennes personaldokument.

Bästa praxis gör personalfilen tillgänglig endast av personalpersonal. Du måste behålla personalfiler under lås och skriva in ett lagringsutrymme som gör dem otillgängliga för andra anställda.

Med alla dessa potentiella användningsområden och potentiella tittare av dina anställdas personaldokument måste en arbetsgivare ta hand om att upprätthålla en objektiv och faktuell dokumentation av en anställdes anställningshistoria i personaldokumentet.

Följaktligen vill du tillämpa dessa allmänna riktlinjer på dokumentationen som du behåller i organisationens personaldokument.

Riktlinjer för innehållet i anställdens personalfil

Uppgifter i personaldokument måste vara faktiska.

Personalutlåtanden slumpmässiga anteckningar skvaller; ogrundade rykten frågor, rapporter eller tattelära påståenden från andra anställda som inte är utforskade; anklagelser som inte eftersträvas, undersökts och ingåtts och annan icke-saklig information, kommentarer eller anteckningar bör uteslutas från en anställds personaldokument.

Ett av de värsta exemplen på offensiv kommentar som en HR-chef hittade i en anställdspersonal rekord, involverade en anställningschefs intervjuanteckningar. En sa: "Möjligen för fet att gå upp och ner för trappan efter behov." Tänk dig att arbetstagaren, en advokat och även framtida anställda och handledare läser kommentarer som dessa.

I ett annat företag hittade chefen obestämda anteckningar som chefer och andra hade placerat i medarbetarens filer, som "Mary är arg på att hon inte fick en höjning. Hon saktade sitt arbete försiktigt för att bli jämn med sin chef." Se problemet?

Personliga journaler måste vara noggrant tilldelade till sina lämpliga filplatser.

Bestäm ett protokoll för ditt företags personaldokument baserat på statliga och federala lagar, anställningslagar, såsom HIPAA, och arbetsgivarens bästa praxis.

Håll sedan med protokollet. Du vill inte hitta slumpmässig doktors ursäkter inbäddad i personaldokumentet när de tillhör en medicinsk fil. Inte heller vill du ha motiveringen och motiveringen för en anställdes kampanj i lönefilen.

Du vill inte heller ha rekord av ett anställningsbeslut som innebär bakgrundskontroll eller anteckningar från diskussioner med tidigare arbetsgivare i personalfilen.

Handledare, chefer och andra anställda som lägger dokumentation i personaldokument behöver utbildning.

En person som har tillgång och kan placera dokument i en personalpersonsfil behöver träna för att skriva dokumentationen på lämpligt sätt.

I en arbetstagarens reprimand angav att arbetstagaren var en fullständig deadbeat, vinner inte dina personalkostnader några priser. Men utbildade handledare har varit kända för att skriva liknande uttalanden och placera dem i personalsfackpersonal.

Bättre än, begränsa tillgången till filerna till din HR personal person som ansvarar för journalen och vet vad som ska och ska inte placeras i en personalfil.

Balansera informationen du placerar i personaldokument.

Inkludera både de positiva och negativa aspekterna av en anställdes anställningshistoria. Alltför ofta betonar personaldokumenten varje negativ händelse och saknar de positiva komponenter som varje anställd upplever. Tänk höjer, kampanjer, excellensbelöningar och exemplar av beröm och tackanvisningar.

Erkänna skillnaden mellan en handledares personliga anteckningar om deras rapporterande personal och de officiella personaldokumenten.

Handledarens anteckningar som används för att förbättra prestanda, spåra projekt och måluppfyllelse, och till exempel bestämma höjningar och prestationsutvecklingsplaner hör till exempel i en handledares privata fil, inte i företagets officiella personaldokument.

Inse även behovet av att utbilda handledare om hur man tar anteckningar och underhåller dokumentation i sin hanteringsfil. Samma kriterier för fakta, inte åsikter och specifika exempel, inte hörsägar, gäller för privata anteckningar.

Handledarens privata anteckningar kan väckas vid en rättegång, så försiktighet rekommenderas även för privata anteckningar. Det är inte rekommenderat att handledare håller kopior av poster som finns i den officiella personalen för personalen i deras hanteringsfil.

Anställningsdokumentation och intervju noteringar presenterar lite av en quandary.

Den bästa praxisen är att behålla en separat fil för varje position du fyller som innehåller all dokumentation som är relaterad till att fylla den positionen från jobbet till referenskontrollen. Sökandens återupptagna brev, omslag och ansökningar hör till den här filen, förutom att du ska flytta den anställda anställdes ansökan till personaldokumentet.

Den här filen har de officiella checklistorna och formulären som strävar efter en objektiv representation av en potentiell medarbetares kvalifikationer och stöder ditt beslut att anställa den mest kvalificerade kandidaten. Anställningsansvarigens åsikter och anteckningar som togs under anställningsprocessen hör inte till den här filen.

Personal kan samla dessa anteckningar för att upprätthålla fullständig dokumentation om ett anställningsbeslut, men de hör inte i personaldokumenten.

Faktisk dokumentation om anställningsbeslut.

Denna dokumentation innehåller sådana beslut som befordran, överföring till sidoläge och löneökningar och de tillhör personaldokumenten. Handledarens eller HR: s åsikter om arbetstagaren gör det inte. Officiell disciplinär handling dokumentation som en skriftlig varning hör också i anställdas personaldokument.

Specifika exempel på dokumentation som inte borde vara i personalrekord

Följande uppgifter ska inte placeras i personaldokument. Dokumentationen kan kräva en separat fil, kan klassificeras som tillsyns- eller ledningsnoteringar, eller bör inte innehas av en arbetsgivare alls.

• All medicinsk information tillhör den medicinska filen.
• Löneinformation hör till lönefilen.
• Dokument som innehåller anställdas sociala trygghetsnummer eller information om anställdas skyddade klassificeringar som ålder, ras, kön, nationellt ursprung, funktionshinder, civilstånd, religiösa övertygelser och så vidare borde aldrig förvaras i personalfilerna.
• Övervakningsdokumentation för att styra en arbetstagares arbete, uppsättning av mål, återkoppling etc. ska lämnas in i en privat, handledare eller chefägd mapp.
• Undersökningsmaterial, inklusive arbetsklagomål, vittneintervjuer, anställningsintervju, resultat, advokatrekommendationer och upplösning samt uppföljning för att säkerställa att ingen vedergällning skulle ske, borde finnas i en utredningsfil som är skild från personaldokument.
• Filansvarig I-9 formulär i en I-9-fil eller -plats, borta från personaldokumentet.
• Placera bakgrundskontroller, inklusive kriminell historia, kreditrapporter mm och resultaten av drogtestning i en separat fil som handledare, chefer och medarbetare inte kan komma åt. SHRM rekommenderar antingen denna separata fil eller rekommenderar att denna information också kan lämnas in i medarbetarens medicinska fil.
• Anställda för lika möjligheter som självidentifieringsformulär och regeringsrapporter bör inte sparas i personalfilen eller någonstans övervakaren har tillgång till.

Om du följer dessa riktlinjer lagrar din organisation faktiskt, stödjande anställningshistoria och personaldokument på lämpliga platser.

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.