Grunderna för Key Performance Indicators

En nyckelprestandindikator (KPI) är ett värde som används för att övervaka och mäta effektivitet. Även om vissa, precis som vinstmarginalen, är nästan universella i affärer, har de flesta industrier egna resultatindikatorer.

Några exempel på KPI

KPIs är inbördes kopplade till ett företags strategiska mål. Ledare använder indikatorerna för att bedöma om de är på mål när de arbetar mot dessa mål.

• Ett säljteam kan spåra nya intäkter, totala intäkter, ny kundfångst, genomsnittlig affärsstorlek och hantera rörledningstorlek för att bedöma framsteg mot företagsintäkter.
• Ett kundsupportteam kan mäta den genomsnittliga uppehållstiden för kunderna och andelen samtal som resulterar i ett positivt undersökningsundersökningsbetyg.
• En marknadsföringskoncern ser på bidraget från marknadsföringsförsäljning leder till total intäkt över tiden.
• Produktionsområdena i verksamheten mäter processens effektivitet och olika kvalitetsmått.

• Personalavdelningarna mäter medarbetaromsättningen bland andra relaterade mätvärden.

Chefer och nyckelpersoner övervakar dessa indikatorer över tid och anpassar planer och program för att förbättra KPI till stöd för företagets strategiska mål.

Ledande och lagringsindikatorer

Att utveckla prestationsindikatorer är både konst och vetenskap. Målet är att identifiera åtgärder som kan meningsfullt kommunicera uppnåendet av nyckelmål.

• Lagging indikatorer mäta prestanda under en period som är förbi. Finansiella mätvärden är klassiska exempel. Eftersom standardansvarsanvisningen varnar, garanterar tidigare resultat inte framtida avkastning.
• Ledande indikatorer innehåller vägledning om framtida resultat. En ökad orderingång för auto delar tyder exempelvis på en ökning av ny bilproduktion och försäljning inom en snar framtid.

I de flesta företag är målet att ha den rätta balansen mellan ledande och försvagade KPI.

Fyra utmaningar

Det är inte lätt att utveckla en högkvalitativ uppsättning prestationsindikatorer. Chefer och funktionella experter arbetar tillsammans för att debattera och överväga rätt uppsättning åtgärder och deras relativa betydelse - och det finns fallgropar.

1. Om företagets strategi och nyckelmål inte är tydliga tenderar dess indikatorer att fokusera uteslutande på finansiella resultat. Överensstämmelse med finansiella indikatorer leder till en obalanserad och ofullständig syn på företagets hälsa.
2. Åtgärder som anses vara viktiga inom ett område av verksamheten kan inte betraktas som viktiga av andra.
3. Om ersättning är knutet till viktiga mål för resultatindikatorer är intressekonflikter och betydande bias inbyggda i processen.
4. Noggrant mätnings- och rapporteringsindikatorer kan vara svåra eller omöjliga om det interna rapporteringssystemet för att stödja dem inte är på plats.

En hälsosam process för att identifiera och genomföra nyckelprestandindikatorer inkluderar ett krav att chefer och andra bidragsgivare regelbundet återkommer och reviderar åtgärderna. Denna finjusteringsprocess kräver tid och omsorg av alla parter.

Utforma KPIs

När du väljer vilka KPI som kommer att erbjuda de mest värdefulla affärsinsikten, fråga några frågor för att hålla fokus:

• Ska dessa KPI härledas från en giltig strategi?
• Är de enkla att förstå?
• Är de relevanta, inte bara nu, utan också med tiden?
• Är de klart definierade?
• Reflekterar de korrekt affärsprocessen?
• Inblandar de faktorer eller kvantiteter som verksamheten helt eller delvis kan styra eller påverka?
• Fokuserar de på förbättring?
• Ger de snabb feedback?

KPI är mer användbara när de avslöjar trender över tid, i stället för att ta en KPI i isolering. Att hålla dem exakta, enkla och relevanta kan belöna ett företag med användbar insikt och vägledning.

Korrekt användning av KPI

Ett korrekt utvecklat och genomfört KPI-program innehåller regelbundna granskningsförfaranden där chefer och andra intressenter utvärderar resultatet av resultaten. Oavsett hur positiv en indikator är, måste den analyseras och bedömas för att upprepa eller till och med stärka prestandan.

Inga enskilda KPI-nummer står ensamma förklarar hur det hände eller hur man förbättrade. En väldefinierad uppsättning KPI kan emellertid innehålla siffror som pekar på var förhållandena försämras och hur de kan förbättras. Beväpnad med dessa insikter kan lagmedlemmar vidta åtgärder för att stärka de ledande indikatorerna och driva förbättrade framtida resultat.

Ett enkelt sätt att kontrollera om en KPI kan användas korrekt eller ger meningsfull data är att sätta det genom SMART filtrera. Varje KPI ska ha:

• en Specifik mål
• Ett sätt att Mäta mål framsteg
• Uppnåeligrealistiska mål
• Relevans till verksamheten
• en Tidsram det är meningsfullt för företaget

Poängen

KPIs är mycket som instrument som mäter temperatur och barometertryck. Att veta att temperaturen ökat eller minskat kan vara intressant, men mer kritiskt är att veta om en storm är överhängande. KPIs arbetar tillsammans för att ge en mer komplett bild.