Personalfilens åtkomstpolicy och länkar till prov

Alla mänskliga resursavdelningar håller omfattande register. Lagen kräver att HR ska behålla många av dem under vissa tidsperioder. Anställda är väl medvetna om att dessa poster finns (och vissa är under intryck av att filen följer dem från företag till företag, vilket inte är sant).

Eftersom anställda vet att dessa poster finns, kommer de att vilja se dem från tid till annan för att se vad filen innehåller.

När du bestämmer hur du tillhandahåller anställd (och tidigare anställdas tillgång), kom ihåg alla lagar som gäller för ditt företag. Många stater har lagar som kräver att ett företag gör specifika delar av filen tillgängliga för nuvarande och tidigare anställda. Kolla med din anställningsadvokat för att säkerställa att din policy överensstämmer med alla lagar.

Federal lag, till exempel, kräver att register relaterade till amerikanerna med funktionshinder lagen hålls skilda från personaldokument. Om ditt företag är föremål för HIPAA, se till att din medicinska registrering också överensstämmer med det.

Du kan ha en hel del utrymme i vad du tillåter anställda att se i sin fil. Men kom ihåg att även om du bestämmer att en anställd inte kan få tillgång till viss information, såsom referenskontroller, att det vid en rättegång är informationen upptäckbar.

Beordra därför din personal att registrera sakerna noggrant och följa lagen hela tiden. Anställningsregister är inte platsen för inuti skämt eller sneda kommentarer. Dessa går inte bra i en domstol.

Som en allmän regel, att ha en gatekeeper till poster säkerställer att förfaranden följs och konsekvent. Du vill inte ha en HR-chef som tillåter att folk tar tillbaka sina register till sina skrivbord medan en annan vägrar åtkomst alls.

Att kräva att alla ska gå igenom en enda källa hjälper till att hålla sakerna konsekventa och lagliga. Lagar avseende registrering och lagring och tillgång är lagliga. Se till att du håller dig uppdaterad.

Policyn nedan är en bra start för ditt företag, men kom ihåg att dina statliga och lokala lagar kan variera.

Pröva anställningsrekordens åtkomstpolicy

Alla anställda, tidigare anställda och företrädare för anställda får, med förhandsanmälan, se vissa innehåll i personaldokumentet till personalpersonal. Dokument som avser anställdas kvalifikationer för uthyrning, till exempel ansökan, befordran, disciplinära åtgärder och överföring kan ses. Dessutom kan arbetstagaren granska anmälningsformulär för policy och träningsrekord.

Dokument som arbetstagaren inte får granska omfattar referenser eller referenskontroller, register över någon undersökning som gjorts av ledningen, journaler, handlingar som rör ett rättsligt förfarande, något dokument som skulle bryta mot en annan anställds sekretess och dokument som används för personalplanering.

Procedur

En anställd som vill granska det tillåtna innehållet i sin personalfil bör kontakta Human Resources med 24 timmars varsel (helger undantagna). Tidigare anställda, eller personer som är okända för personalpersonalen, måste presentera identifiering och / eller bevis för tillstånd att komma åt personaldokumentet.

Anställda måste granska sina personalfiler i närvaro av personalpersonal.

Anställda får inte ta bort någon del av personalfilen från kontoret.

Arbetstagaren kan begära kopior av filen eller delar av filen. Inom anledning kommer personaldirektören att ge fotokopior. För omfattande kopiering måste arbetstagaren betala för fotokopiorna.

Om arbetstagaren är missnöjd med ett dokument i sin personaldokument, i närvaro av personalpersonalen, kan arbetstagaren skriva en förklaring eller förtydligande och bifoga den till det omtvistade dokumentet. HR-personal eller arbetstagaren får under inga omständigheter ändra det aktuella dokumentet.

Arbetstagaren kan också begära att ett dokument tas bort från personalfilen. Om personalen personalen samtycker kan dokumentet tas bort. Om personalpersonalens person inte håller med om det, kan ärendet överklagas på det sätt som föreskrivs i bolagets öppna dörrpolicy.

Förhoppningsvis har du funnit att denna policy är användbar när du utvecklar din egen personalfilåtkomstpolitik för din organisation. Vänligen anpassa politiken så att den passar dina organisationers behov och kultur.