12 saker som HR måste överväga när man handlar om familjeavgång

Betald eller inte, 80% av föräldrarna tar en familjedag efter barnets födelse. Så medan de snart är förälskade medarbetare är upptagna att måla plantskolor och läsa "Vad du kan förvänta dig när du väntar", kan du börja planera för sin familjeledighet.

När det gäller familjeledighet måste mänskliga resurser täcka många baser. Du är juridiskt skyldig att göra vissa saker medan du måste göra andra för att hålla arbetet flödande och ta hand om anställda som är nya föräldrar. Din familj lämnar checklista måste överväga dessa tolv saker.

Känn reglerna om familjemedlemmar

Förenta staterna är ett av de enda länderna i världen som inte kräver betald moderskap eller faderskapsledighet, men enligt FMLA krävs att du lämnar 12 veckor av obetald ledighet för berättigade anställda.

Förstå denna lag och vilka anställda har rätt att få. Till exempel, anställda är inte skyldiga att ta hela 12 veckor i en bit - de kan ta tiden intermittent.

Födda mammor, partners och adoptivföräldrar kvalificerar alla (förutsatt att de uppfyller kriterierna). Lär känna denna lag, liksom andra lagar i ditt tillstånd. Fler anställningslagar antas regelbundet så det betalar för att hålla sig kunnig om lagen i din jurisdiktion.

Skriv en formell policy om familjemedlemmar

Redogör för bolagets policy om familjeledighet. Ja, följa lagarna, men ditt företag kan bestämma andra detaljer. Tänk på dessa alternativ när du tänker på familjeledighet.

• Kommer du att erbjuda betald ledig tid för familjeledighet? Det krävs inte av federal lag, men det finns många fördelar för att göra det. Google ökade behållningen av nya mammor med 50% genom att helt enkelt erbjuda lite extra betald ledighet. Om du erbjuder betald ledighet anger du specifikt hur mycket tid som erbjuds och vilka anställda som kvalificerar sig. Till exempel får heltidsanställda x belopp, men deltidsanställda kvalificerar sig inte.
• Kommer den betalda tiden för familjefärd att löpa samtidigt med FMLA-tiden? Om anställda får två veckor betald ledig tid, bestämma om den tiden ska köras separat eller samtidigt med FMLA-tiden. Om det går separat kan anställda ta 14 veckor av. Om det körs samtidigt, ska du helt enkelt betala arbetstagaren under två av de 12 veckorna som de har rätt till genom FMLA.

• Kommer du att ha en universell plan för familjenorlov? Om du erbjuder en period av betald ledighet till anställda, bestämma om varje förälder kommer att få exakt samma tidsavbrott eller om olika situationer kommer att få olika behandlingar. Till exempel borde födelsemödrar få två veckor betald ledig tid, men adoptivföräldrar eller icke-födda partner får en vecka betald? Det är upp till företaget, men skriv ner familjenorlovspolitiken så att liknande situationer behandlas konsekvent.

Koordinera arbetet för familjemedlemmar

Se till att cheferna arbetar med de anställda i god tid innan familjen lämnar för att samordna arbetet medan arbetstagaren är borta. Få alla detaljer som omfattas, rensa ner för att ha sina e-postmeddelanden vidarebefordrat till en kollega (om det behövs).

Detta kommer att minska stressen på medarbetare och eliminera potentiella flaskhalsar. Chefer kan arbeta med sitt team för att korsa tågets ansvar, vilket är till nytta, inte bara för familjenorlov, men också när man förlorar en anställd av andra skäl.

Kom ihåg anställdas integritet om familjemedlemmar

Inte alla vill att hela företaget ska veta att de förväntar sig eller har haft en bebis. Och faktiskt är det inte nödvändigt att HR själv säger till cheferna varför en anställd är ute på FMLA (även om de troligen kommer veta varför en uppenbarligen gravid medarbetare plötsligt är borta i några veckor).

Tänk på hur öppet arbetstagaren diskuterade graviditeten med medarbetare och agera med respekt. Om arbetstagaren vill cirkulera bilder på den nyfödda på företagets sociala webbplats, på Facebook eller via e-post, bra. Men du borde inte göra det.

Gör fördelar tillgängliga

Förmåner är viktiga under graviditet och födsel, och brist på dem eller förvirring kring dem genererar stress för anställda. Nästan alla anställda vill ha förmånskommunikation anpassad till livshändelser. Medan hälsobehov är omöjliga att förutsäga, är de säkert lättare att förutse när någon förväntar sig ett barn.

Det är en tunn linje att gå, men ge så mycket hjälp som möjligt utan att respektera medarbetarens integritet. Det är till exempel olämpligt att berätta för en gravid anställd att din vårdgivare har en hotline för amning, om inte de specifikt frågar.

Du har ingen aning om vilka val de ska göra för sitt barn, men du kan fortfarande hjälpa till med att påminna dem om att anställningsassistansprogrammet (EAP) har bra stödresurser.

Ha ett säkert system online där anställda kan få tillgång till uppgifter om förmåner eller ge anställda kopior av tillämpligt pappersarbete. När det är möjligt, rikta anställda till platser där de kan undersöka och hitta svar. Detta leder till mindre arbete för dig och ger dem möjlighet att navigera och utforska fördelar på egen hand, samtidigt som de respekterar deras integritet.

Ge flexibilitet

Människor vill ha flexibilitet men rita nödvändiga linjer. DeNy föräldertitel gör det inte acceptabelt för heltidsanställda att bara arbeta 25 timmar i veckan. Det är förmodligen inte rimligt för medarbetarna att få sin nya bebis att jobba hela tiden. Det är förmodligen inte en stor sak om Erica kommer fram kl 9:15 medan man utser daghemmet.

Flexibilitet kan hjälpa medarbetarna att anpassa sig till sitt nya ansvar. Anställda bör ha ett team av personer som stöder dem på jobbet, och erbjuder flexibla timmar som illustrerar ditt stöd.

Vissa företag finner det ömsesidigt fördelaktigt att låta anställda långsamt ramla tillbaka i arbetet. Att tillåta anställda att komma tillbaka på deltid i några veckor efter familjeledighet ger dem möjlighet att ta in pengar medan de inte blir överväldigade. Det underlättar också bördan att ha en anställd ur kontoret.

Om anställda använder all sin FMLA-tid men fortfarande behöver lite mer tid att återhämta sig, försök att förlänga det med obetald ledighetstid. Om anställda inte kvalificerar sig för FMLA (och enligt betalade föräldraledighetsförespråkare, arbetar 40% av amerikanska medarbetare inte), försök att ta emot dem ändå.

Skapa en beredskapsplan

Flexibilitet kan också gynna företaget om en positionsändring begärs före eller efter att en anställd tar föräldraledighet. Till exempel kan en förälder skära ned timmar eller byta (eller alla) av sin arbetstid till telekommuting för att stanna hemma med sitt nya barn.

Du är endast juridiskt skyldig att återställa en position med lika lön, förmåner och prestige till en anställd som returnerar från FMLA, men anställda kan arbeta mer effektivt om ytterligare justeringar görs.

Inte alla företag har råd att göra dessa förändringar, men ibland finns det boende. Vissa föräldrar vill ändra sin arbetsplan efter en födelse och kan helt och hållet skära av arbetet. Och antar inte att endast kvinnliga föräldrar väljer att lämna arbetskraften bakom sig.

Tänk på förändringar i anställningsförmåner

Med all spänning av en ny bebis kan anställda glömma att den nya bunt av glädje också är en ny beroende, de behöver lägga till sina sjukförsäkringar. Påminn anställda av datum och fönster där de kan och behöver ändra sina fördelar val.

Övriga förmåner ändras för att överväga att de anställda tar ledighet. Under oavlönad FMLA-ledighet kommer anställda inte att samla in lönecheck. Hur kommer de att betala för sina förmåner premier?

Du måste fatta beslut om flera andra politiska frågor för din anställdas handbok och genomförande.

• Besluta om anställda fortsätter att tillbringa ledig tid under sin semester. Om de inte kommer att hända, ta hänsyn till detta vid beräkningen av ledig tid eller justera för denna ledighet i företagets ledig programvara.
• Om anställda inte kommer tillbaka efter födseln, betalar du ut semestertid på den slutliga löneskatten om detta anges i bolagets semesterpolicy.
• Kontrollera semesterpolitiken för att avgöra om anställda kan lägga till en upplupen semestertid på föräldraledigheten eller FMLA-tiden de redan tar.

Alla dessa detaljer bör ingå i din ledig policy. Om de inte är, lägg till dem så att varje anställd behandlas lika.

Var känslig

Ibland är barnets födelse inte ett festligt evenemang i människors liv. Oplanerade graviditeter inträffar. Senast miscarriages och spädbarnsdödlighet är förödande. En anställd kan välja att placera sitt barn för adoption eller avsluta en graviditet. Närma sig någon av dessa situationer med känslighet och respekt.

Arbeta med medarbetaren och arbetstagarens chef för att hantera känslan av övergången till jobbet. Också, överväga vissa situationer (som missfall) i företagets försvarspolitik.

Smärtsamma livshändelser är svåra för anställda men också svåra för de människor på jobbet som bryr sig om dem. Tänk på hur företaget kan ta hand om dessa situationer på ett noggrant sätt (och privat).

Fira

En liten, trevlig gest från organisationen kommer påminna medarbetare att de har ett team av medarbetare som lurar på dem på ryggen på kontoret. Vänta några dagar efter födelsen för att se till att allt går bra och skicka sedan några blommor, ett kort eller en oneie. Tänk på vad den anställde kommer att uppskatta, och försök att individualisera gesten.

Tänk på Post-Baby-boende

För många företag slutar föräldraförmåner inte när familjen lämnar. Tänk på vad boende anställda behöver eller uppskattar. Fair Labor Acts (FLSA) kräver att företagen ska ge barnmorskor med rasttid och någonstans privat för att uttrycka bröstmjölk.

Arbetsföräldrar utan en hemma-partner kommer sannolikt att behöva barnomsorg - som rankas som den största budgetposten för amerikanska familjer. I genomsnitt spenderar amerikanska familjer 9 599 dollar per år på barnomsorg upp till 28 333 dollar för en hemvårdare.

Tänk på ytterligare förmåner för anställda

Överväg att skapa någon form av barnomsorgsförmån för anställda som att subventionera kostnader eller till och med tillhandahålla barnomsorgsalternativ på plats eller nära arbetet. Åttiotre procent av de anställda som har barnomsorgsförmåner säger att detta hjälper dem att minska stress och öka balans mellan arbete och liv.

När det gäller barnomsorgsförmåner kommer medarbetarna att uppskatta hjälp och den enda gränsen är hur kreativt du kan närma sig förmånen (och vad företaget har råd med och tillgodose).

Hjälpa medarbetarna en vilsam och inte stressig familjeledighet, samtidigt som man ser till att verksamheten är tillräckligt omhändertagen både när de är borta och när de återvänder.

Följ reglerna och upprätta riktlinjer för att säkerställa överensstämmelse och rättvis behandling för alla anställda som tar familjeledighet.

Stora förändringar i anställdas liv är spännande och övergång för alla. Med en liten planering kan du enkelt navigera i familjebladen.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis är en varumärkesjournalist och en förespråkare för HR-proffs med hög effekt. Hon forskar, analyserar och skriver för att uppmuntra HR att få ut mesta möjliga av sina initiativ.