Hur man skriver anmärkningsbrev för anställningsresultat

Ångerbrev skrivs av handledaren för att ge en officiell redogörelse för ett prestationsproblem som en anställd måste förbättra. Ångerbrev är ofta ett steg i den formella disciplinära handlingsprocessen som kan resultera i ytterligare disciplinära åtgärder för arbetstagaren fram till och med uppsägning av anställningen om arbetstagaren inte förbättras.

Ångerbrev är en viktig del i dokumentationen av ett anställdas prestationsproblem för arbetstagaren och arbetsgivaren. Skriftliga brev av reprimand anger tydligt och specifikt prestanda som måste förbättras och konsekvenserna om prestanda inte förbättras.

Berättelsebrev följer i allmänhet muntlig coaching av en handledare. De föregås ofta av en verbal korrigering till arbetstagaren, kallad verbal varning eller formell verbal varning, om prestandafrågan eller relaterade prestandaproblem.

Beroende på omedelbarheten och svårighetsgraden av prestationsfrågan kan beredningsbrevet starta diskussionen, men detta är ovanligt.

Komponenter av reprimandebrev

Effektiva brev av reprimand har dessa komponenter.

• Ett tydligt uttalande om problemet eller prestationsfrågan som arbetstagaren måste förbättra.
• Beredningsbrevet kan räkna upp flera exempel på hur arbetstagaren kan ändra sin prestation för att uppfylla prestationsförväntningarna. (Detta ger medarbetaren en gemensam bild eller en gemensam betydelse kring handledarens förväntningar.)
• Effekten av bristande resultat på arbetstagarens och organisationens framgång. (Hur misslyckandet att utföra har en negativ inverkan på arbetsplatsen.)

• Om det är relevant, en tidslinje inom vilken arbetstagarens prestation måste förbättras.
• Om det är relevant, ett förfallodatum eller slutdatum då kommer revisoren att ompröva den anställdes prestation.
• Ett klart uttalande om de konsekvenser som en anställd kan förvänta sig om deras prestanda misslyckas med att förbättra sig enligt beskrivningen i anmärkningsbrevet.
• Handledarens underskrift eller arbetstagarens chef.
• Undertecknandet av den anställde vars prestation är inriktningen på reprimandbrevet. Brevet innehåller i allmänhet ett uttalande om att anställdas signatur representerar att de har fått brevet, inte nödvändigtvis att de håller med innehållet.

• Ett tillfälle för arbetstagaren att skriftligen invända mot innehållet i reprimandebrevet. Arbetstagaren kan komma överens, vara oense, uttrycka utslag och så vidare. Återbetalningar som skrivits av arbetstagaren bifogas de ursprungliga bokstäverna.

Nedan följer två exempel på formella brev av reprimand. Använd dem när du utvecklar dina egna reprimandbokstäver.

Sample Letter of Reprimand

Detta är ett exempel på ett reprimandbrev. Ladda ner bokstaven för reprimandmall (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.

Sample Letter of Reprimand # 1 (Textversion)

Till: Jeffery Jones

Från: George Peterson

Datum: 1 september 2018

Re: Letter of Reprimand

Detta är en formell skrivelse om att du ska meddela att din prestation inte uppfyller förväntat bidragsnivå. I ditt jobb som teknisk expert för kundsupport utvecklades arbetsförväntningarna av hela gruppen av tekniska supportexperter och deras chefer. Det innebär att de är den accepterade standarden för varje teknisk supportexpert.

Du misslyckas med att utföra på följande sätt.

• Antalet kunder som du tjänar i en vecka är 30% under den standard som resten av tekniskt supportexperter möts.
• Svårighetsgraden för de problem du väljer att svara på är 40% under den standard som övriga anställda uppnår.
• Den tid som kunderna spenderar i telefon med dig överstiger resten av personalen med 25%.

Som du kan se, lyckas du inte med de tre viktigaste prestationsmätningarna för ditt jobb. Din handledare har talat flera gånger med dig och du fick extra träning. Därför tror vi att du inte är villig att utföra. Detta har negativ inverkan på de övriga tekniska personalens arbetsbelastning.

Vi måste se en omedelbar förbättring på alla tre prestationsområden eller ytterligare disciplinära åtgärder fram till och med att anställningsavslutningen kommer att inträffa. Vi har tro på att du har förmåga att förbättra. Vi behöver se omedelbar förbättring.

George Peterson, handledare

Marian Demark, personalchef

Sample Letter of Reprimand # 2 (Textversion)

Till: Linda Rodriguez

Från: Mary Wilmont

Datum: 1 september 2018

Re: Letter of Reprimand

Syftet med detta omtvistande brev är att formella meddela att din närvaro har negativ inverkan på din förmåga att slutföra ditt jobb. Medan anställda, undantagna anställda inte är skyldiga att arbeta specifika timmar är en fyrtio timmes arbetsvecka standard och förväntad.

Du har misslyckats med att dyka upp för arbete minst en dag i veckan sedan du startade ditt nya jobb och jobbar bara trettiotvå timmar i veckan. Din chef har informerat dig om tillgången till FMLA-ledighet för personliga eller familjemedicinska problem. Han har också frågat om du behöver ett boende så att du effektivt kan utföra ditt jobb.

Han har föreslagit att du besöker personalavdelningen för att diskutera dessa frågor och din närvaro. Du har vägrat alla tre möjligheter som vi erbjöd att hjälpa dig att förbättra denna dåliga prestanda.

Verkligheten är att du inte kan utföra ditt jobb på mindre än fyrtio timmar. Du saknar tidsfrister för dina arbetsuppgifter och din fördröjning har negativ inverkan på arbetet hos dina marknadsföringsavdelningar. De saknar sina deadlines som ett resultat av att du inte utförde.

Dessutom är ditt oavslutade arbete när de tilldelas dina medarbetare sätta sina arbetsbelastningar i överbelastning eftersom de redan har jobb som kräver fyrtio timmar arbete per vecka. Detta är orättvist och vi kommer inte att tolerera dessa negativa effekter på arbetsplatsen från och med nu.

Vi behöver se en omedelbar förbättring av din närvaro eller vi kommer att säga upp din anställning. Det innebär att du måste gå på jobbet fem dagar i veckan. Om du misslyckas med att delta i arbetet fem dagar i veckan kan du inte uppfylla de mål du har anställt.

Våra standardbetalda avgångspolicyn ger dig sex betalda sjukdagar och två personliga lediga dagar som du måste använda under ett år. Du måste ansöka om semesterdagar i förväg.

Du har redan använt fyra av dina sjukdagar och alla dina personliga dagar med din nuvarande frånvaro. Vi planerar inte att tilldela mer tid till dig. Detta lämnar dig med endast två sjukdagar och din betalade semestertid som du måste begära i förväg.

Om du har en frånvaro som överstiger din lediga löptid, avslutar vi din anställning. Vi hoppas att du förstår hur nära du är att förlora ditt jobb. Du får inga fler varningar.

Hälsningar, Mary Wilmont, chef

Thomas Credence, HR-direktör

Se ett kvitto för mottagande av kvitto för vägledning om hur en anställd som mottar reprimand har rätt att svara.

Njut du av den här artikeln? Du vill anmäla dig till det gratis HR-nyhetsbrevet nu eftersom du vill läsa alla de nya artiklarna så snart de är tillgängliga.

Sample Letters of Reprimand

• Sample Letter of Reprimand: Management Indiscretion
• Skriftlig reprimand Prov: Närvaro

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.