I Försvaret av det Messy Desk

Varje dag kastas mer och mer information på dig. Nytt mail, rapporter från olika utskott, fakturor, förslag och mer träffar allt ditt skrivbord flera gånger om dagen. Du är för upptagen att ta itu med det direkt så börjar det bara att stapla upp. Ditt skrivbord börjar se ut som en krigszon.

Problemet här är inte att ditt skrivbord är rörigt; Problemet är att viktiga saker går vilse. Det blir antingen begravd av nytt material som kommer in, eller det är i det nya materialet men märks inte. Som ett resultat spenderar du för mycket tid på saker som är helt enkelt brådskande snarare än de som är viktiga.

När din chef vill veta hur snart hon kan få den rapporten till vicepresidenten, vill du inte berätta för henne att du inte märkte det memo som hon skickade till dig och begärde rapporten. Inte heller kommer din chef att vara glad att layouten för den nya produktlinjen är sen eftersom du satte den åt sidan och det blev täckt och du glömde det.

Vissa människor kommer att berätta det bästa sättet att lösa detta problem är ett rent skrivbord. Andra säger att en röra är okej. Vem har rätt

Cluttered Desk, rörigt sinne

Inte för länge sedan fanns det ett populärt uttryck "ett rörigt skrivbord är ett tecken på ett rörigt sinne." Det uttrycket gav upphov till en hel bransch avsedd att hjälpa företagsledare att rengöra sina skrivbord som ett tecken på deras mentala skarpa.

Det är ingen tvekan om att du har sett filmer där chefen sitter på sitt kontor ovanpå en skyskrapa i centrum. Han sitter bakom en glasbord med inga lådor. Den enda prydnaden är den imponerande pennuppsättningen för signering av viktiga dokument och en telefon eller intercom så att han kan ge order.

Å andra sidan…

Många människor ser inget fel med högar av papper som täcker skrivbordet, och spolas ens på stolssätena och på kontorsgolvet. De citerar adages som "ett rörigt skrivbord är ett tecken på geni" och "ett rörigt skrivbord är bara ett tecken på ett rörigt skrivbord."

Vi känner alla till någon vars skrivbord är så. Du kan inte se hur de även kan berätta om skrivbordet är metall eller trä. Men när du frågar dem om något, går de direkt till en stapel, löper igenom 2 eller 3 ark och drar ut vad du bad om.

Vad fungerar för dig

Båda sidorna är korrekta. Problemet är inte vilket som är korrekt. Frågan är vilken kommer att göra dig effektivare. Det finns några grundläggande riktlinjer som gäller båda sätten, men nyckeln är att arbeta på ett sätt som gör att du kan vara effektivast. Nästan alla behöver göra sig av med en del av röran ovanpå sitt skrivbord, men det kommer inte att fungera för många av oss, utan att ha mer än ett enda objekt på ditt skrivbord vid någon tidpunkt.

Många arbetar på flera projekt samtidigt (eller nästan samma gång). Kreativa typer känner behovet av inspiration kring dem. Detailinriktade individer behöver volymer referensmaterial nära varandra. Vissa människor känner sig med höga arbeten, så att de ser upptagna och därmed behåller dem säkrare i uppsägningstider. Andra känner att ett rent skrivbord visar hur effektivt de är på att få jobbet gjort. Vad som är viktigt är att göra vad som fungerar för dig.

Hur Tämma Monster

Oavsett om du går till det sterila glasskärmen, eller helt enkelt vill ta lite mer ordning till ditt skrivbords kaos, finns det några grundläggande riktlinjer:

• Verkligen vill förbättra: Vi rekommenderar inte den svåra inställningen som vissa gör. Tyvärr lämnar ursäkningar att vara för lätt på dig själv. Detta försök att göra ditt skrivbord mindre rotigt och effektivare beror på att du gör en seriös insats.
• Håll, släng eller flytta: Hitta tre behållare. Märk den minsta "behåll". Märk den största "kasta". Ha en annan behållare märkt "flytta". De väldigt viktiga sakerna kommer att gå in i din behållare som ska sorteras senare. Allt som du vill ta hem eller ge bort går in i "flytta" behållaren. Allt annat går in i kasta behållaren.

• Börja med det äldsta: Du kan berätta genom att titta på dem vilken hög som är den äldsta. Vanligtvis är det längst bort från din stol. Det kommer vara lättast att kasta bort objekt från denna stapel.
• Utvärdera varje stycke en gång: Titta på varje objekt i högen. Bestäm vilken behållare den ska gå in i. Du kan inte ställa in den på ditt skrivbord för senare, du måste bestämma dig nu. Sätt allt i en av de tre behållarna. Det finns inget annat alternativ.
• Fråga dig själv här: Den första frågan är "har jag det här någon annanstans, eller kan jag få den från någon?" Om du har en kopia i ditt e-postmeddelande eller i en rapport eller på skrivbordet till den person som förberedde marknadsanalysen etc. behöver du inte behålla en annan kopia. Kasta det. Fråga sedan "varför behöver jag det här?" Om svaret är a) att agera på det, b) att göra något med det när jag får mer information från någon, eller c) att hänvisa till som jag gör annat arbete, sätta det i behållaren. (När du blir av med rotan kommer du att sortera din bunke av de tre kategorierna, så gärna separera dem nu. Det sparar tid senare.) Om ditt svar var något annat, släng det där objektet.

• Var hänsynslös och modig: När du går framåt genom varje stapel, närma sig och nära de saker som just anlänt, var hänsynslös i dina beslut. Ta inga fångar. Om du verkligen inte behöver det, kasta den. Och var modig. Häng inte på något bara för att någon kanske frågar dig något om det en dag. Bygg inte en fästning av papper för att skydda dig själv.

Hantera problemet

Skrivbordet behöver inte vara sterilt och helt utan papper, även om det kan vara om det hjälper. Ditt mål är att organisera ditt skrivbord så att det maximerar effektiviteten. Om det betyder några fler högar på ditt skrivbord än personen bredvid, är det okej - förutsatt att allt du behöll hjälper dig att uppnå ditt mål om ökad effektivitet.