Expense Refunds När du reser för företag

Kostnadsersättning är en metod för att betala medarbetare tillbaka när de spenderar sina egna pengar medan de arbetar på företagstid. Dessa utgifter uppträder vanligtvis när en anställd reser i affärer.

Resekostnader kan omfatta logi, flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva under resan på jobbet. Övriga affärskostnader kan innehålla sådana saker som att ta kunder eller potentiella anställda till lunch eller middag, köpa nödvändiga böcker eller annat pedagogiskt material som arbetsgivaren täcker eller körkostnader.

De typer av utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresor, underhållning och allmänna ersättningsvilliga utgifter i anställningshandboken. I vissa fall omfattas kostnader som kemtvätt och gymmedlemskap på utökade resor. Medan kundunderhållning på affärsresor är en gemensam återbetalningsbar kostnad, ställer de flesta företag utgifter för mat och underhållning.

Hur anställda betalar för utgifter

Företagen lägger allt fler anställda på lågnivå till medelstora företag som ofta reser med företagskreditkort. I stället för att betala utgifter med egna pengar, tar de anställda ut allt annat än tillbud och tips till företagets kreditkort.

Detta är ett praktiskt tillvägagångssätt för kostnadsersättning för arbetstagaren eftersom kreditkortsräkningarna dokumenterar exakta utgifter utan att arbetstagaren måste spara kvitton och fylla i resekostnadsrapporter.

En annan metod för att betala anställda för resekostnader är med en per diem. Per diem är det förutbestämda dagliga bidraget betalat till anställda för kostnader som uppkommit vid resor i affärer. Dessa utgifter kan vara för logi, måltider, tips, taxi och andra avgifter för marktransport.

Fyll ut kostnadsrapporten

I både fallet med företagets kreditkortsanvändning och betalkassa kommer anställda sannolikt att fylla i en kostnadsredovisningsrapport när de återvänder från resan. Med företagskortet måste de förklara mindre än tydliga avgifter som visas på kreditkortsräkningen (t.ex. en sen nattmåltid). De kommer också att debitera företaget för de extra tillägg som de betalat för med sina egna pengar eller kreditkort.

När en anställd betalar pengar måste han eller hon lista och ibland motivera varje kostnad för vilken ersättning begärs. De flesta företag ställer in ett datum för vilka kostnadsredovisningsrapporter måste lämnas in och alla kostnader ses över genom redovisning liksom uttalandena från kreditkortsföretaget. Eventuell obehörig utgift, eller de som inte omfattas av företagspolicy, ersätts inte - vilket medför problem för arbetstagaren.

Ovanliga situationer

Låt oss säga att en försäljare tar ett husdjur med dem på en resa och tar ut ett hotelldjurskostnad till företagets kreditkort och hävdar att hotellet inte skulle skilja av avgiften och de planerade att ersätta företaget.

Är det en missbruk av företagsmedel? Det verkar så. Oavsett om det är skriftligt eller inte, är det ganska klart att användningen av ett företags kreditkort endast ska användas för företagskostnader. I vissa fall kan personligt bruk av ett företag resultera i uppsägning. Men här är vad du behöver tänka på. Gick arbetstagaren till redovisning och förklara problemet att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna? Eller var arbetstagaren fångad av en noggrann granskning av hennes utgifter i redovisning?

En annan övervägning är att andra anställda tidigare har ersatts av företaget för liknande kostnader? Om så är fallet är disciplinåtgärd inte i ordning. Men om företagspolicyen tydligt anger att en särskild kostnad inte är tillåten, och medarbetaren är fångad (inte direkt), bör HR ta någon form av allvarliga disciplinära åtgärder. Inte varje situation är tydlig. Ibland måste du fråga och göra lite grävning innan du vidtar åtgärder.