Hantera det oväntade på jobbet

Uttrycket "Ingenting någonsin går som planerat" är lika exakt på jobbet som det är någon annanstans. När saker går fel är det ofta utan varning. Om du skulle kunna förhindra att dessa olyckor inträffar i första hand, skulle du. Medan vissa av dessa problem är förutsägbara, är de flesta inte. Därför är det viktigt att veta hur man kan identifiera och hantera dessa situationer så snart de uppstår. Här är några tips för att hantera det oväntade på jobbet:

1. Förvänta något att gå fel, även om du inte vet vad

Var alltid på utkik efter problem. Ingen vill vara en domsägare, men ju tidigare du känner igen en komplikation existerar, desto snabbare kan du börja vidta åtgärder för att fixa det. Utmärkt problemlösning är avgörande när man hanterar sådana situationer. De inkluderar din förmåga att känna igen ett problem och sedan identifiera orsaken.

Ett litet missöde kan växa till ett stort problem, och sedan in i en kris ganska snabbt om inte omedelbar åtgärd vidtas. När ett problem ignoreras eller inte erkänns blir det över tiden allt svårare, eller till och med omöjligt, att lösa. Din alertness kan rädda ditt företag mot allvarliga skador.

2. Gör inte panik

Din basinstinkt kan vara att panik när något går fel. Din adrenalin kommer att börja flöda, vilket kan sporra dig till handling. Det kommer dock också att skymma din dom. Din förmåga att hålla dig lugn är medverkan till din framgång när du hanterar det oväntade. Panik får oss att blåsa små komplikationer ur proportioner. Detta känslomässiga svar kan förvandla en liten glitch till en enorm kris i ditt sinne.

Ta ett djupt andetag och spendera ett ögonblick eller två, utvärdera situationen och tänka på vad du behöver göra nästa. Trots att du ska reagera snabbt, var inte snabb. Det kommer bara att leda till att missuppfattade beslut fattas och att de inte tar hjälp.

3. Förbered lösningar i förväg

Medan det är omöjligt att planera för varje worst case scenario, ha en strategi i åtanke för att hantera saker som mest sannolikt kommer att gå fel. Om du till exempel är ansvarig för en stor konferens som din organisation är värd för, var förberedd för cateringfirman att avbryta i sista minuten eller ljudsystemet till funktionsfel. Dagen före evenemanget, bekräfta med cateringfirman och kontrollera att ljudsystemet fungerar.

Prioritera genom att planera för mer vanliga händelser, inte sådana som är osannolika. Om du oroar sig för alltför många saker går fel, kommer du inte att kunna göra ditt jobb. Anpassa dina planer eftersom osannolika händelser blir möjliga. Till exempel, medan du inte behöver en plan att svara på en orkan i januari behöver du en i juli.

4. Använd dina kritiska tänkande färdigheter

Förutom utmärkta problemlösningsförmåga är också fantastiska kritiska tänkande färdigheter avgörande för att lyckas hantera det oväntade på jobbet. Ta ett systematiskt tillvägagångssätt för att lösa både små komplikationer och betydande kriser. Även om snabb åtgärd är absolut nödvändigt, ta dig tid att komma med några alternativa lösningar. Därefter utvärdera dem alla innan du väljer den du bestämmer är bäst. Om det behövs får du inmatning från ditt team och överordnade, både när du kommer upp med möjliga lösningar och när du väljer vilken som ska implementeras.

5. Håll en lista över resurser vid dina fingertoppar

När problem uppstår, och du behöver hjälp för att lösa dem, kommer en lista med tjänsteleverantörer att vara ovärderlig. Gå tillbaka till konferensens exempel och förbereda sig för en caterer att avbryta i sista minuten, få en lista över andra företag du kan ringa. Om du har en reparatör av ljudutrustning på din kontaktlista, kommer ett ljudsystemfel inte att förflytta din konferens.

Beroende på organisationens behov, inkludera rörmokare, elektriker, datorexperter, reparationspersonal för kontorsutrustning, cateringfirma och tillfälligt anställda på din kontaktlista. Innan du anlitar en extern tjänst, se till att du har godkänt den person som kontrollerar handväskorna för din organisation. Anpassa din kontaktlista efter behov. Lägg till det eftersom du hittar ytterligare leverantörer och raderar kontakter som inte kommer igenom för dig eller som inte längre är i affärer. Nätverk med dina kollegor, även de hos andra organisationer, för rekommendationer och recensioner.

Ett snabbt och måttligt svar på en kritisk situation kommer att minska de negativa effekterna på din organisation och dess bottenlinje. Din chef kommer att uppskatta dina ansträngningar att reagera på en potentiellt skadlig kris.