Hur Chunking förbättrar arbetseffektivitet och produktivitet

Som chefer spenderar vi för mycket av vår dag och försöker passa mer arbete till mindre tid. Ett vanligt svar för överarbetade yrkesverksamma på alla nivåer är att försöka multitask genom att utföra flera aktiviteter samtidigt. Problemet är att multitasking inte fungerar.

Varför multitasking är inte den mest effektiva metoden att arbeta produktivitet

Tänk dig till exempel att när du borstar tänderna på morgonen börjar du tänka på agendan för ett stort möte senare på dagen. Det tar inte mycket av din hjärnans bearbetningsförmåga att borsta tänderna och du kan faktiskt kunna koncentrera dig på agendan medan du mekaniskt hanterar din morgontänder rengöring uppgift.

Men hur är det med två uppgifter som kräver mer av din hjärnans kapacitet? Du kanske pratar i telefon medan du förbereder frukost. Du kan få båda uppgifterna gjort rätt, men möjligheten till misstag på grund av bortfall i uppmärksamhet är stor.

Chunking som ett alternativ till multitasking

"Chunking" beskriver hur mänskligt minneutnyttjande fungerar. Det är viktigt att komma ihåg detta koncept när vi tittar på att slutföra flera uppgifter samtidigt. Vi växlar faktiskt mellan dem istället för att göra dem på samma gång (även om du borstar tänderna kan det tyckas som om de är samtidiga).

Tänk dig att du är i telefon när någon går in på ditt kontor. De ber om ditt råd eller ett snabbt beslut om ett problem. Du slutar lyssna på personen i telefonen, skanna anteckningen framför dig, svara på ett svar och gå tillbaka till telefonsamtalet. Du gjorde inte de två aktiviteterna (telefonsamtal och personligt samtal) samtidigt.

Du gjorde faktiskt tre uppgifter i följd; startade telefonsamtalet, hade samtalet i person och återupptog sedan telefonsamtalet. Precis som i frukostexemplet ovan kunde du ha fått dem båda gjort bättre, och på mindre total tid, om du hade gjort dem en efter en i stället för samtidigt. Anledningen är att när du börjar varje uppgift måste du fokusera på det och komma igång.

Varför starttiden i multitasking är ineffektiv

När du startade telefonsamtalet måste du tänka på det, hitta telefonnumret och ringa samtalet. När du avbröts, var du tvungen att räkna ut vad personen ville ha av dig för att kunna ge dem ett beslut. Slutligen, när du återupptog telefonsamtalet, var du tvungen att komma ihåg var du slutade. Du kanske till och med har haft att säga, "Oj, förlåt, någon gick in. Vad sa du?"

Ju fler börjar och slutar göra under dagen, desto mer tidskrävande start-up-moment har du. Dessa stunder är icke-produktiv tid. Om du har en daglig rapport att förbereda är uppstartsmedlet förmodligen ganska kort jämfört med det för rapporten du gör kvartalsvis. Ändå, om du förbereder den rapporten och du blir avbruten, har du nästan lika lång tid för uppstart varje gång.

Låt oss säga, till exempel, kan du skriva en rapport om 30 minuter utan några avbrott. Det kan dock ta flera timmar om oförändrade uppgifter och avbrott dyker upp hela dagen. Denna betydande fördröjning kommer ofta inte så mycket från de faktiska avbrotten som den tid det tar att starta om rapporten om och om igen.

Varför ska du försöka chunking istället för multitasking

Okej, ibland måste du multitaska. Ditt jobb kan fungera som mitt, så vad är bättre än multitasking? Chunking är bättre.

Chunking är konceptet att bryta upp din dag i större bitar istället för att reagera på ständiga avbrott. Ju fler bitar av tid du kan ägna åt specifika uppgifter, desto färre startmöjligheter kommer du att få, och effektiviteten förbättras på rätt sätt. Eftersom du inte kommer att spendera så mycket tid i startmoment kommer du att ha mer tid, och du kommer att bli mer klar. Som en bonus, eftersom du kommer att kunna fokusera på den enda uppgiften till hands, kommer du att göra det bättre.

Som sidebar har projektledare för länge sedan räknat ut kraften i denna teknik och skapat sin egen version av "chunking" via arbetsfördelningsstrukturen.

Så här börjar du med chunking på jobbet

Så hur kan du börja chunking?

• Börja små tills du känner det. Välj en enskild uppgift, kanske din veckovisa rapport.
• Sätta undan de 30 minuter du vet att den kommer att ta.
• Stäng din dörr eller lägg upp ett tecken som läser "Genius på jobbet" eller något liknande och koncentrera dig sedan på rapporten och ingenting annat än rapporten.
• Ignorera telefonen.
• Kontrollera inte e-post.
• Skriv bara rapporten.

Försök samma med telefonsamtal, anställdas möten och andra ordinarie aktiviteter. Fokusera, klistra dina dagar ute, och efter några veckors övning kommer du att känna och vara effektivare.

Poängen

Slösa inte så mycket av din tid på att försöka med flera uppdrag. I stället gör dig effektivare och mer produktiv genom att chunking. Medan termen är besvärlig är konceptet effektivt.

Uppdaterad av Art Petty