Råd för att skriva en rekommendationsbrev

Ett rekommendationsbrev spelar en särskild roll i mänskliga resurser och sysselsättning. Det behövs ibland men aldrig föredras. Arbetsgivare skulle hellre tala direkt med de tidigare cheferna för sina potentiella anställda. Däremot inser arbetsgivare att direkt kommunikation inte alltid är möjlig i dagens hektiska arbetsvärld, därmed betydelsen av rekommendationsbrevet.

Det verkliga värdet av en rekommendationsbrev är att det kommer att vara för evigt och medan innehållet inte får gälla år efter att rekommendationsbrevet är skrivet, kan ett rekommendationsbrev vara en potentiell gåva till en värdig anställd.

Skriven på företagets brevpapper, med tydligt tryckt adress och kontaktinformation, ger rekommendationsbrevet en ibland nödvändig uppsättning till sökandes referenser. Som en arbetsgivare, speciellt om du förutser en arbetsförändring, gör dina spännande medarbetare en tjänst-försörja medarbetaren med en rekommendationsbrev.

Innehållet i rekommendationsbrevet

En rekommendationsbrev är en ögonblicksbild av en anställdas prestation vid ett visst tillfälle. Ge därför tanke och omsorg om hur du skriver detta brev och hur informationen du tillhandahåller påverkar läsaren. Följ också din företagspolicy när det gäller en rekommendationsbrev, om en policy finns.

Du kanske till och med vill fråga din personalavdelning för att granska ditt rekommendationsbrev så att du är säker på att du skyddar ditt företags intressen - såväl som din egen.

Tänk på följande riktlinjer när du bygger din medarbetares rekommendationsbrev:

• Förbered brevet på originalföretagets brevpapper med tryckt adress, telefon, e-post och ytterligare kontaktuppgifter i ett standard företagsbrevformat. Du kan ge arbetstagaren flera kopior av rekommendationsbrevet på brevpapper i ett brevpapperskuvert.
• Adressera rekommendationsbrevet till den specifika arbetsgivaren som begär rekommendationsbrevet eller till vilken arbetstagaren planerar att skicka rekommendationsbrevet. Om rekommendationsbrevet är generiskt, adressera brevet till: "Till vem det kan vara."

• Skriv rekommendationsbrevet i bläck och inkludera ditt namn, jobbtitel, telefonförlängning och e-postadress.
• Börja med: Detta är ett rekommendationsbrev för medarbetarens namn.
• Beskriv ditt förhållande till arbetstagaren, anställdens arbetsuppgifter och den avdelning där arbetstagaren arbetade. Till exempel, "Jag var Marks handledare när han arbetade som en yrkesmässig maskinoperatör i Lather Department på Alcon Tool."
• Beskriv huvudansvaret för arbetstagarens jobb. Till exempel, "Marks huvuduppgifter var att driva de xyz-maskin, upprätthålla företagets verktyg och utrustning, skapa ett säkert och välskött arbetsområde, felsökning maskinproblem, fungera som dagskiftsgruppledare och fylla i mig som ersättare i min frånvaro. Han fungerade också som chef för arbetstagarengagemanget.

• I huvuddelen av rekommendationsbrevet anger du din övergripande bedömning av arbetstagarens bidrag och värde. Uttalandet bör återspegla att bedömningen är för Marks prestanda vid en viss tidpunkt. "Mark var till exempel en värderad medarbetare som bidrog långt över normen när han arbetade i min avdelning. Detta var tydligt i hur han hanterade sina uppdrag och i hans ledarroll. "
• Ange varför Mark lämnade din anställning i rekommendationsbrevet om skälen till stöd för Marks nästa anställningsmöjlighet är. Till exempel, "Mark lämnade Alcon Tool för att acceptera positionen för handledare hos ett annat företag. Ett ledarskapsarbete skulle inte ha varit tillgängligt här i flera år. "

• Avsluta rekommendationsbrevet med en positiv anteckning. Till exempel "Vi var ledsna att se Mark Alcon Tool men önskade honom det bästa i sitt nya jobb som handledare."
• Slutligen, ange att den potentiella arbetsgivaren kan kontakta dig om han eller hon behöver ytterligare information. Skriv och fyll i rekommendationsbrevet.

Och glöm inte när brevet är färdigt att placera en kopia av rekommendationsbrevet i medarbetarens personaldokument.