6 steg du måste ta innan du ändrar arbetstimmar

Läsarens fråga

Jag är en administrativ medarbetare och min avdelning genomgår några stora förändringar, en av dem är de timmar vi kommer att vara öppna och uppgiften att täcka alla dessa timmar med begränsad bemanning. Jag förstår att vi i detta läge arbetar tills jobbet är gjort, men det bör också ge en viss flexibilitet för arbetstagaren också.

Min fråga är att det är lämpligt att be administrativa medarbetare regelbundet arbeta extra timmar (för att täcka öppna kontorstider)? Jag inser att det här kan vara enligt arbetsgivarens diskretion men jag skulle vilja ha lite mer förtydligande om lagen. Jag skulle till och med uppskatta någon riktning till resurser som skulle kunna hjälpa mig med denna fråga.

Personalresursens svar

När som helst du frågar anställda att arbeta flera timmar kan det bli lite noga. De vill inte jobba mer, men du behöver dem att göra mer. Är det lämpligt? Men ja.

Verksamheten har behov och det är lämpligt att be dina anställda att möta dessa behov. Hur du går över det kan dock göra hela skillnaden i världen. Här är de frågor du behöver veta svaren innan du genomför några ändringar.

Är anställda undantagna eller undantagna?

Undantagna anställda kan arbeta så många timmar som du vill att de ska utan att öka lönen. Du måste betala dina icke-befriade anställda för varje timme som de arbetar. De måste också få övertidslön när de når 40 timmar i veckan (och i vissa stater, om de arbetar mer än åtta timmar på en dag).

Du kan inte bara säga "Jag vill att alla ska vara på lön". För att betala människor en lön utan övertidslön måste deras jobb uppfylla de strikta kraven som krävs enligt federal lag.

Vad är absolut nödvändigt?

Du måste täcka ytterligare timmar, men behöver du ha full personal hela tiden? Låt oss säga att dina nuvarande timmar är 9:00 till 5:00 och du har fem anställda. Nu är dina timmar 8:00 till 6:00 med samma fem anställda.

Kan du få två personer att komma in klockan 8:00 och arbeta fram till 4:00, två komma in klockan 10:00 och arbeta fram till 6:00 och har en vistelse kl 9:00 till 5:00? Då arbetar alla på samma antal timmar och någon är alltid på kontoret. Det finns många lösningar.

Vad vill dina medarbetare?

Du kan spendera timmar och timmar i planeringsmöten och komma fram till en lösning som alla hatar, eller du kan fråga dina anställda vad de tycker.

Du kan få reda på att Jane skulle älska att komma tidigt och lämna tidigt och att Steve skulle älska att börja senare. Alla kan hoppa på chansen att arbeta 10 timmar, fyra dagar i veckan. Du vet inte om du inte frågar dem.

Vad om timmar måste öka?

Medan det är sant att en befriad anställd kan arbeta flera timmar utan en ökning av lönen, kommer du att förlora lojalitet. För timmars anställda måste du självklart skriva ut på övertidslön utan någon kritik eller stöta på kostnaden.

För befriade anställda måste du komma med något för att kompensera dem. Det enklaste att göra är att öka lönerna. Om det inte är fråga måste du komma med något annat. Fråga dina anställda vad de är intresserade av.

Gör det klart att ändringarna är permanenta

Ibland är människor villiga att hoppa in och göra lite extra medan du anställer en ny anställd för att täcka de extra timmarna. Men när det blir klart att det inte finns någon nykommande, blir folk grymma. Så, led dem inte på. Om det här är en permanent situation måste du göra det klart från början.

Har du förklarat orsakerna till förändringen?

När du gör en stor förändring behöver du fullständig öppenhet. Medarbetarna behöver förstå skälen och du behöver lyssna på dem.

Du kommer förmodligen inte att ha en enkel övergång, men om du tar itu med alla dessa problem ska det gå smidigt. Du kan ha en ökning av omsättningen, men då när du tar med nya människor ombord, kommer de från början att veta hur timmarna och schemat fungerar.