Hur man är en tvister sekreterare

Tvister sekreterare ger stöd till tvister advokater och paralegals i ärenden som lämnas in i lokala, statliga och federala domstolar och förvaltningsdomstolar.

Rättssekreterare är anställda i advokatbyråer i alla storlekar. Vissa sekreterare ger rent administrativt stöd. Sekreterare i många företag utför dock en hybridroll, som fungerar som både sekreterare och tvister.

Nedan finns flera av de mest sedvanliga funktionerna i en tvisterssekreterare under hela tvister. Sekreterarrollen varierar beroende på företag, typ av rättstvister och personalens storlek.

Case Screening

I saksökande företag är det första steget i ett fall som granskar fallet för meriter. Har den potentiella kunden en orsak till handling? Finns det några konflikter? Sekreteraren kan hjälpa till att förbereda fall screeningsformulär och schemalägga inledande möten mellan advokaten och den potentiella kunden. I vissa fall kommer sekreteraren att slutföra en första screening genom att fråga potentiella klientfrågor via telefon. Om kunden är undertecknad kommer sekreteraren att skapa en ny ärendefil och vidarebefordra uppehållskontraktet och andra handlingar till kunden.

Undersökning

I många fall gör parterna en utredning innan en rättegång lämnas in. Denna undersökning kan innebära att man lokaliserar och intervjuar vittnen, undersöker olycksplatsen och samlar dokumentär och andra bevis. Rättssekreteraren kan hjälpa till i processen genom att planera möten och telefonkonferenser på advokatens vägnar, skapa vittlistor, organisera bevis och andra dokument och skapa ett tillförlitligt arkivsystem för både pappers- och elektroniska dokument.

inlagor

Om en process är inlagd, kommer sekreteraren att förbereda inlagorna i ett ordbehandlingsprogram. Inlagorna kan innehålla en kallelse, klagomål, förordningar, ansökningar om antaganden och förslag. Rättegångssekreteraren skapar ofta plagande bindemedel som organiserar och indexerar alla inlagor för ett visst fall. Sekreteraren kan lämna in dessa handlingar till domstolen, antingen personligen eller elektroniskt, även om den här uppgiften ofta utförs av en advokat eller advokat.

Upptäckt

Discovery är den längsta fasen av processprocessen. Under upptäckten kan rättegångssekreteraren utföra alla eller några av följande uppgifter:

• Förbereder upptäcktsdokument i ett ordbehandlingssystem, inklusive förfrågningar och framställningar om produktion
• Skriva, skicka och spåra tillkännagivanden
• Planering av deponeringar med flera parter, inklusive advokat, klienter, motståndare och domstolsreporter
• Planera oberoende läkarundersökningar och andra utnämningar som krävs enligt civilrättsliga förfaranden
• Skapa upptäcktsbindemedel; indexerings- och arkiveringsdokument
• Organisera och arkivera falldokument
• Schemaläggning av platsundersökningar

• Lokalisering och kommunikation med experter organisera och arkivera expertrapporter

Förundersöknings

När ett försöksdatum är inställt hjälper sekreteraren laglagret att förbereda sig för rättegång. Sekreterarens roll kan innefatta:

• Skriva och formatera dokument före rättegången, inklusive rörelser, kortsidor, dagpengar och vittlistor
• Samla och organisera utställningar
• Skapa, organisera och / eller indexera försöksbindemedel
• Hjälper till att organisera mockprover
• Spåra tidsfrister och skicka påminnelser till lagslaget
• Cite-kontroll och korrekturläsning briefs och juridiska dokument
• Se till att dokumenten är korrekt formaterad i enlighet med domstolsreglerna
• Samordnande vittnen

Rättegång

Rättssekreteraren utför en viktig stödroll under försöket. Hans eller hennes uppgifter kan innefatta:

• Förbereder, skriver och formaterar provdokument
• Koordinering av förberedelser av diagram, grafer och andra rättssalen visuella
• Planering kurirer, domstolsreporter och expertvittnen
• Organisera, arkivera och hantera dokument, utställningar och försöksbindemedel
• Samordna researrangemang för advokater, vittnen, kunder och andra

Andra administrativa uppgifter

För de som arbetar på försvarssidan kommer rättegångssekreteraren att gå in i advokaternas och paralegals tid som spenderas i varje enskilt fall i företagets tid och faktureringssystem. Han eller hon kommer också skicka periodiska fakturor till kunden och följa upp sena betalningar. Övriga allmänna uppgifter som utförs av rättssekreteraren innefattar:

• Produktion av information genom transkription, formatering, inmatning, hämtning, kopiering och överföring av text, data och grafik
• Spårningsfall deadlines
• Motsvarar klienter, vittnen och motstående rådgivare
• Svara på telefonen
• Skapa kalkylblad för att spåra kostnader, utställningar och annan information
• Transkribering diktat
• Underhålla docket-system
• Routing korrespondens, rapporter och juridiska dokument
• Organisera klient konferenser och advokatmöten
• Förbereder kostnadsrapporter
• Underhålla advokatkalendern genom att planera och schemalägga konferenser, telekonferenser, deponeringar och resor

• Beställa förbrukningsmaterial

Rättegångssekreterare Utbildning

Många tvister sekreterare slutföra ett certifikat eller associera examen på en handelsskola eller gemenskap college. Sekreterare med fyraåriga högskoleexamen har dock mest framstegsmöjligheter inom ett advokatbyrå. Rättegångsutbildning sker ofta på jobbet. Erfarna tvister sekreterare flytta ofta till andra roller i företaget, inklusive paralegal och kontor ledning positioner.

Rättvisa sekreterare Färdigheter och kunskap

Rättssekreterare måste ha en mängd olika personliga, tekniska och kontorsfärdigheter samt juridiska och procedurella kunskaper. Erforderliga färdigheter och kunskaper är:

• Kunskaper med ordbehandling, kalkylblad, presentation och tid och fakturering programvara; bekantskap med Microsoft Office Suite
• Kunskaper med transkriptionsutrustning
• Utmärkt skriftliga och muntliga färdigheter
• Kunskap om lokal, statlig och federal domstol tvister dokumentation och arkivering förfaranden
• Kunskaper med dokumentdatabaser som Ringtail, Summation och Concordance
• E-arkivering erfarenhet
• Kunskap om kontorsförfaranden och juridisk terminologi
• Starka typfärdigheter
• Solid organisationsförmåga och multi-tasking färdigheter
• Möjlighet att interagera professionellt med alla nivåer av personal