Professionella riktlinjer för brev och e-post

Vad är det bästa sättet att skriva ett professionellt brev - med ett brev eller ett e-postmeddelande? En är verkligen inte bättre än den andra. I vissa fall är det meningsfullt att kommunicera via e-post och ibland kan du behöva skicka ett traditionellt skrivet, skrivet och undertecknat brev. Oavsett vad du väljer är det viktigt att följa de bästa professionella brev- och e-postskrivnings- och formatriktlinjerna.

E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och, beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan du bli skyldig att skicka ett skrivet och skrivet brev eller till och med ladda upp det online.

Den typ av meddelande du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens.

Professionella riktlinjer för brev och e-post

Alla välskrivna brev innehåller flera avsnitt. Informationen som du innehåller i varje avsnitt och det övergripande formatet beror på om du skickar ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.

Det är viktigt att du känner till de olika delarna av ett brev och vad som ska listas i var och en. Du behöver också veta hur man adresserar och undertecknar både typad och e-postkommunikation. De olika delarna av ett brev är följande:

• Kontakt information
• Hälsning (hälsning)
• Letter of Body
• Stängning
• Signatur

Kontakt information

Det sätt på vilket du inkluderar dina kontaktuppgifter kommer att vara annorlunda baserat på hur du skickar ditt brev. I ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet, medan du i ett skriftligt brev står högst upp på sidan. Här är vad som ska inkluderas i din kontaktinformation, plus prov för både bokstäver och e-postmeddelanden.

Hälsning

Hälsningen är hälsningsdelen i ditt brev med något som "Kära herr Peterson" eller "Till vem det kan vara." Här är en lista med exempel på brevhälsningar som fungerar bra för professionell korrespondens.

Letter of Body

Kroppen i ditt brev kommer att innehålla flera stycken. Första stycket ska innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Den andra stycket (och några följande punkter) borde förklara dina skäl för att skriva vidare. Det sista stycket ska antingen begära åtgärd från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp. Var noga med att göra syftet med ditt brev tydligt. Läsaren behöver veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig.

Eller, om du erbjuder tjänster eller hjälp, se till att det är klart vad du kan ge.

Stängning

Ett brev är stängt med en term som "Best regards" eller "Med vänliga hälsningar" följt av ett kommatecken, då din signatur om du skickar ett skrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över exemplar som stänger bokstäver som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens.

Signatur

Den slutliga handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation. Så här skriver du ett brev och hur du konfigurerar och signerar e-post.

Hur man adresserar ett brev

Det är viktigt att ta itu med den person du skriver till formellt, om du inte känner dem väldigt bra. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har någon kontaktperson hos företaget.

Formatera din korrespondens

Nu när du har all information som du behöver inkludera i ditt meddelande, granska det standardformat som ska användas för brev och e-postmeddelanden.

Brevskrivningsriktlinjer

Nästa steg är att polera upp ditt brev. Det ska finnas gott om plats mellan stycken och toppen och botten av sidan. Du vill också välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnitt. Det du säger beror på anledningen till att du skriver, så var noga med att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation. Här är stegvisa guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanslag och detaljer om vad som ska inkluderas, tillsammans med exempel på varje:

• Hur man skriver ett företagsbrev
• Hur man skriver en omslagstavla
• Hur man skriver en ansökningsbrev
• Hur man skriver ett referensbrev
• Hur man skriver ett uppsägningsbrev
• Hur man skriver ett tackbrev
• LinkedIn Meddelande och Inbjudan Guidelines
• Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post

Exempel och mallar

Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll i din information i lämplig del av brevet.

Titta på exempel är också bra för att du får idéer för vad du ska säga i din egen korrespondens.

• Brevprover:Granska dessa skriftliga brevprover, inklusive affärsbrev, brevbrev, intervju tack brev, uppföljningsbrev, antagande av arbetstillfällen och avslagsbrev, uppsägningsbokstäver, uppskattningsbrev, företagsbokstäver och fler brevprover och mallar.
• E-postmeddelande exempel:Dessa e-postexemplar inkluderar exempel på sysselsättning, jobbsökning och företagsemail, plus e-postmallar, formaterade meddelandeexempel och ämnesrad, plus hälsningar och signaturexempel.

Korrekturläsning och stavningskontroll

Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläsning.

Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag du missade genom att bara läsa.