Så här börjar du ett brev med professionella hälsningsexempel

Vad är det bästa sättet att starta ett brev? När du skriver ett brev för professionella ändamål är en lämplig hälsning extremt viktig. Din hälsning sätter tonen för ditt brev eller e-postmeddelande och är en indikator på dina skriftliga kommunikationsförmåga.

De bästa sätten att starta ett brev

När du bestämmer vilken hälsning som ska användas, bör du överväga om du känner personen och hur bra.

Om du skriver till någon i yrkeskapacitet som du har känt personligen i många år, är det lämpligt att bara använda sitt förnamn.

Annars är det bäst att använda herr, fru eller dr som en lämplig affärsbrev hälsning. Om du är osäker på vilken hälsning du ska använda, ta bort varningen och använd den mer formella adressadressen.

Försök att inte bli frestad att börja ditt professionella brev med informella hälsningar som "Hej", "Hälsningar", "Hej där" eller "God morgon" om du inte känner till namnet på din kontaktperson.

Medan de informella hälsningsformerna är bra för vardagliga e-postmeddelanden till vänner eller till och med för mer formella e-postmeddelanden kan du skicka ut till grupper av personer, i ett professionellt brev måste du använda en personlig hälsning, en med antingen en första och / eller efternamn ("kära herrDoe ") eller en jobbtitel (" Kära Hyreschef ").

Var noga med att dubbelkontrollera stavningen av mottagarens namn. Annars kommer du att göra ett dåligt intryck från början av ditt brev. Också försumma inte att inkludera perioden efter "Mr." och "Ms" Följ din hälsning med ett kolon (t.ex. "Kära fru Doe:").

Exempel på professionella brevhälsningar

Dessa hälsningar är alla lämpliga för professionell kommunikation.

• Kära förnamn efternamn; till exempel, Kära John Doe
• Kära Herr / Ms. Efternamn; t ex kära mr doe eller kära fru doe
• Kära Herr / Ms. Förnamn Efternamn; t ex kära herr john doe eller kära fru jane doe
• Kära Hyreschef
• kära herr eller fru
• till den som detta berör
• Kära personalchef
• Kära företagsnamn rekryterare; t ex Kära ABC Company Recruiter

Hälsningar att undvika

Följande hälsning är inte lämplig för formella brev eller e-postmeddelanden.

• God dag
• God morgon eller eftermiddag (du vet inte när de kommer att få brevet eller e-postmeddelandet)
• Hälsningar
• Hej
• Hallå där
• Hallå
• Hallå där

Försök hitta en kontaktperson

Om det är möjligt, använd ett kontaktnamn när du skriver. Detta gör ditt brev mer personligt, och det skapar ett omedelbart förhållande till läsaren. Om du inte har ett kontaktnamn kan du göra lite forskning för att försöka hitta rätt person att adressera ditt brev till.

Ibland kommer namnet att vara på företagets hemsida, eller du kan hitta rätt person på LinkedIn. Kanske kan en av dina kollegor eller kontakter veta vem lämplig person kan vara. Du kan också ringa till kontoret för den okända personen du skriver och fråga receptionisten för deras namn genom att förklara din anledning att ringa.

Till exempel: "Jag söker jobb med ditt företag. Kan du snälla berätta för din Hyreschefs namn så att jag vet vem jag ska adressera mitt brev till?"

Det tar inte mycket extra tid att göra försök att hitta ett namn, och känslan det förmedlar är värt det.

Ibland kan du, trots din bästa ansträngning, bara inte hitta ett namn för att adressera ditt brev till. I så fall har du en mängd olika val, som alla är professionella och lämpliga. Ju mer information du har om var du skickar brevet, desto bättre (till exempel företagets personalavdelning eller till chefen för avdelningen i samband med din förfrågan). På så sätt kan du göra ett mer riktat val när du väljer din hälsning.

När du har ett namn men är osäker på kön av den person du skriver till, är det acceptabelt att lämna ut hederingen, och använd endast för- och efternamn. Till exempel: Kära Robin Miller.

Tips för att skriva och skicka ett brev

Efter din hälsning skulle du börja ditt första stycke, vilket vanligtvis är en introduktion som låter läsaren veta vem du är och vad du skriver om. Om du har en gemensam bekant som hänvisade dig till läsaren, bör du nämna dem vid denna tidpunkt.

Kroppen i ditt brev består normalt av ett stycke eller två av texten. Här kan du utarbeta temat för ditt brev och ge stödjande detaljer till ämnet. Du vill hålla det kortfattat och relevanta för personen och ämnet. Var noggrann men upprepa inte dig själv eller fortsätt om och oavsiktliga detaljer.

Därefter måste du sammanfatta ditt brev. Din sammanfattning bör innehålla ett tack till personen för hans eller hennes tid och hänsyn. Om du planerar att följa upp senare kan du också ge detaljer om när och hur du kommer att kontakta honom eller henne.

Avsluta ditt professionella brev med avslutning, till exempel "Med vänliga hälsningar" eller "Hälsningar". Om du planerar att skicka brevet via posttjänsten ska din signatur följas av ditt typade namn. Om du skickar ett mail ska ditt typnamn följas av din kontaktinformation, som du kan skriva in manuellt eller göra det automatiskt för dig. Så här konfigurerar du en automatisk e-post signatur.