Vad finns i ett projektomfattning dokument

När du slår av ett nytt initiativ är projektdokumentet en viktig information för hela ditt team. Det definierar slutprodukten som ska levereras till kunden, när den måste levereras och till vilken kostnad.

I huvudsak definierar detta dokument gränserna för arbetet, så att varje lagmedlem och kunden alla förstår vad projektet innebär. Precis lika viktigt förstår de vad det gör inte medföra.

Fördelarna

Ett projektomfattning som en gång delats med varje medlem av teamet och projektets kunder är en integrerad del av projektledning. Bland fördelarna

• En gemensam förståelse bland alla som är involverade i projektets förväntade egenskaper, kvalitet och tidpunkt
• Ett sätt att kommunicera med andra intressenter i projektet för att få sitt stöd och engagemang
• Ett verktyg för att fokusera lagets ansträngningar på det arbete som krävs för att möta kundens behov

Dessutom, om förändringar föreslås som ligger utanför gränserna för det ursprungliga räckviddet, blir uttalandet grunden för att uppskatta och föreslå ändringar. Om ändringarna godkänns av alla intressenter kan omfattningsberäkningen revideras.

Komma igång

Projektledaren behöver söka in bidrag från lagmedlemmar, kunder, verkställande sponsor och andra viktiga intressenter för att förstå och beskriva den nödvändiga produktionen från projektinitiativet. Detta kallas ofta leveransbar.

Beskrivningen av leveransen måste innehålla en kostnad eller ett acceptabelt kostnadsintervall för projektet. Det definierar också de viktigaste funktionerna som ska ingå och tidsramen för leverans.

När kunden enats om det, måste projektledaren, projektgruppen och verkställande sponsor eventuella ändringar av projektutlåtandet göras med hjälp av en noggrant kontrollerad och dokumenterad förändringsprocess.

En kaskad effekt

När räckviddsdeklarationen eller dokumentet har överenskommits, använder varje del av laget det som utgångspunkt för egna uppskattningar av arbetet, tidpunkten och kostnaderna. Den mer exakta och exakta räckvidden, desto mer sannolikt är det att arbetslagen kommer att producera exakta uppskattningar och resursbehov.

Undantag kan vara viktiga

Det är inte ovanligt för ett projektdokument att lista specifika objekt som ska uteslutas från den leveransbara. Till exempel kan en entreprenörs räckviddokument för att bygga ett hus föreskriva att miljötillstånd ska erhållas av ägaren och är inte ansvaret för den entreprenör som bygger huset.

Vad kan gå fel?

Brist på tydlighet är en vanlig källa till projektstress och misslyckande. Ett vagt eller tvetydigt räckviddokument lämnar många frågor öppna för debatt och oinformerade domsamtal. Dessa kan påverka funktioner, kvalitet, tidpunkt och kostnad för projektet.

Ett annat fall att undvika är känt som "scope creep." Om räckviddsförklaringen är vag, är kunden frestad att ställa krav som ligger utanför avsiktet eller gränserna för de ursprungliga planerna.

Justera räckvidden

Medan frekventa ändringar i räckvidden försenar projektets slutförande och kan lägga till betydande kostnader, är de ibland nödvändiga och rimliga. Projektledare använder sig av en process för förändringshantering som identifierar den begärda ändringen, reviderar alla motsvarande tids-, kostnads- och arbetsbelastningsestimat och omprövar projektet för nya risker med tanke på förändringen.

Projektledaren och verkställande sponsor gör vanligen det slutliga beslutet om att ändra räckvidden först när situationen har analyserats fullständigt. Ändringar dokumenteras i en beslutslog och kommuniceras sedan till det större projektteamet.