Avvisande brevmall

Företag kan få smällde med hundratals återupptagningar för varje jobbannonsering de lägger in, så det är frestande att låta den artiga och omtänksamma handen gå på vägen. Sökande som tar sig tid att ansöka och eventuellt intervjua för ett arbete förtjänar dock att tackas. De förtjänar din hjärtliga kommunikation vid varje led i rekryteringsprocessen, inklusive att avvisas.

Var en valberedare

Ditt företags rykte är byggt en kandidat åt gången, och hur du behandlar arbetssökande är avgörande för din framgång när du rekryterar framtida talanger. Om en sökande, som har sällsynta färdigheter, måste välja mellan två anställningserbjudanden, kan han eller hon väl välja den organisation som har det bättre rykte som en valfri arbetsgivare.

I den här dagen med sociala och professionella nätverk, som Facebook, LinkedIn och Twitter, är det svårt för en arbetsgivare att gömma sig. Löner jämföras regelbundet online och kandidater kan kolla ditt rykte som arbetsgivare genom att läsa anställdas recensioner på webbplatser som Glassdoor. Arbetssökande gör beslut om dig som arbetsgivare baserat på dina handlingar. Att behandla alla sökande med respekt och övervägande kan locka till behövlig talang och göra dig till en valfri arbetsgivare.

Avvisande brevmall

Denna avvisningsbrevmall kan hjälpa dig att skriva avvisningsbrev:

1. Börja med sökandens adress från hans eller hennes CV, som du skulle med någon formell affärsbrev om du planerar att skicka avvisningsbrevet. I ett mail kan din inställning vara mer informell.
2. Använd en vanlig hälsning, till exempel Kära John.
3. Den första meningen i ditt avslagsbrev bör tacka sökanden för att ta sig tid att komma in för intervjun:

   Exempel: "Vi uppskattar ditt intresse för vårt företag och den tid du spenderade med vårt intervjulag."

   Om sökanden avvisas efter att ha ansökt om ställningen, men ännu inte har intervjuat, kan detta brev vara enkelt:

   Exempel: "Tack för att du tog dig tid att ansöka om vår (namn på position) arbetsöppning."

1. I andra stycket i brevet anges skälen till avslaget. Detta uttalande bör utformas noga så att det inte tolkas eller används som grund för framtida rättsliga åtgärder. Diskriminering i någon aspekt av anställningsförhållandet från rekrytering till slutet av anställning kan ligga till grund för rättsliga åtgärder. Ange inte heller att du hittade en annan mer kvalificerad kandidat. Advokater varnar för att för att kunna göra en jämförelse kan kandidaterna begära att man bedömer kvalifikationerna hos andra som söker samma jobb. Dessutom vill du inte spendera timmar som uppfyller dagmoment och inlämningsdomstolshandlingar, eller exponerar din rekryteringsprocess för onödig granskning.

1. Använd sista stycket eller två av avvisningsbrevet för att lista nästa steg, uppmuntra sökanden att ansöka i framtiden, eller helt enkelt, logga av. När du avvisar en sökande före en intervju tackar du sökanden för hans eller hennes intresse för ditt företag.

   Om sökanden verkade kvalificerad för jobb som öppnas i din organisation, uppmuntra sökanden att ansöka igen. Om sökanden inte har de kvalifikationer eller erfarenheter som du brukar söka, behåll ditt tack enkelt och enkelt:

   Exempel: "Återigen tack för att du tog dig tid att skicka ditt CV och ditt brev till övervägande för vår position på (namn på jobbet). Du har inte valts för en intervju just nu."

   Exempel: "Tack igen för att du kom in för intervjun. Vi njöt av att träffa dig och lära dig om dina erfarenheter och intressen. Medan du inte valdes för denna position uppmuntrar vi dig att ansöka igen i framtiden för öppningar som matchar dina kvalifikationer. "

1. Skriv avvisningsbrevet. Anställningschefen, företagets ägare i ett litet företag eller den personalpersonal som arbetar med rekrytering ska skriva under avvisningsbrevet och ge deras titel och kontaktuppgifter. Om du använder ett team för att intervjua anställda, särskilt efter att lagmedlemmar träffat sökanden, kan signaturen säga på uppdragsgruppens vägnar.

Använd denna mall för avvisande brev för att formulera dina avvisningsbrev i varje steg i rekryteringsprocessen. Dina sökande kommer att uppskatta din omtanke och du kommer att bygga ditt rykte som en valfri arbetsgivare.