Spåra ditt projekt utan gantt-diagram

Gantt-diagram är ett fantastiskt och mycket användbart verktyg för att spåra och samordna alla de små stegen som går in i ett stort projekt, men de kan snabbt bli överväldigande och rörigt, särskilt för personer som inte kan läsa dem. Försök att använda ett Gantt-diagram för att förklara dina framsteg till en klient eller en kollega i en annan avdelning, och du kan ha ganska utmaning på dina händer.

Detta är inte den enda utmaningen som Gantt-diagrammen presenterar. Uppgifterna i ett Gantt-diagram kräver vanligtvis speciell programvara för visning och redigering, och utskrift är nästan alltid en utmaning. Dessutom vill du ibland bara fokusera på en liten del av ett projekt utan att bli överväldigad av all ytterligare information.

Medan Gantt-diagram är en bra lösning, är de inte den enda. När du behöver titta på ett mindre urval av informationen, eller om du behöver presentera en förenklad version eller del av informationen i en situation då ett Gantt-diagram inte skulle vara praktiskt, så är det fem alternativ du kan använda istället.

Aktivitetslistor

Alla i näringslivet bör vara bekanta och bekväma med en grundläggande uppgiftslista. Faktum är att organisering är en av de bästa färdigheterna för en projektledare.

En uppgiftslista tar tusslistan till nästa nivå. Med en arbetslista kan du lägga till ytterligare kolumner för att visa vem som ska slutföra varje uppgift, status för uppgiften, start- och slutdatum och sannolikheten för att uppgiften kommer att slutföras i tid. Du kan till och med lägga till kryssrutor för dina lagmedlemmar att kolla när objekten är färdiga.

kalkylblad

Ett förenklat diagram på ett kalkylblad är ett annat alternativ. Du kan fortfarande lista upp uppgifter längs vänster sida och du kan fortfarande skugga rader för att visa din utvecklingsnivå och beräknade start- och slutdatum för uppgifterna.

Kalkylblad kan vara tidskrävande att göra och tidskrävande att uppdatera, så du vill inte använda dem som din totala projektledningslösning. För en enkel engångsrapport för en klient eller chef kan dock ett förenklat kalkylblad visuellt lägga ut projektet på ett sätt som är

lätt att förklara och förstå. Det är också ett bra alternativ för att spåra projektets framsteg.

Flödesdiagram

Flödesdiagram, eller nätverksdiagram, visar projektuppgifterna i den ordning de behöver fyllas i. Flödesdiagram kan vara så enkelt eller komplext som du vill. Du kan eller kanske inte vilja lista information som start- och slutdatum för varje steg, uppgiftsidentifikationsnummer eller

platsen. Tänk på att lägga till för mycket information kan göra dessa diagram svårt att läsa.

Medan många människor hittar flödesscheman lättare att läsa och förstå än Gantt-diagram, kan det vara svårt att göra dem. Dessutom är de ofta olämpliga för stora och komplexa problem. Flödesscheman är bäst för att presentera enkla projekt med uppgifter som naturligtvis går framåt från en till

nästa, men bör inte användas som ett långsiktigt verktyg eller för alltför komplicerade projekt.

Kanban Boards

Har ditt projekt ett stort antal steg som inte nödvändigtvis behöver göras i sekventiell ordning? Har du flera personer som arbetar på samma projekt eller är uppgifterna uppdaterade ofta? Om så är fallet kan Kanban erbjuda den perfekta lösningen för dig. (Läs mer om hur Kanban arbetar med projektledning.)

Med ett Kanban-kort skrivs varje projektuppgift med en anteckning och placeras i lämplig kolumn, till exempel "att göra", "pågående" eller "gjort". När varje uppgift är slutförd flyttas motsvarande klistermärke över hela kortet tills alla anteckningar är i "färdig" kolumnen.

Detta organisationssystem är mycket lätt att förstå och modifiera snabbt, men det är inte så mycket bärbart, och du måste vara försiktig så att ingen av anteckningarna faller och går förlorade.

Statusrapporter

Gantt-diagram är bra verktyg för att spåra dina projekt, inte nödvändigtvis för att kommunicera det. Om allt du behöver göra är att kommunicera dina framsteg med en klient, din projektsponsor eller andra lagmedlemmar kan en statusrapport vara ditt bästa alternativ. Dessutom kommer många programhanteringsprogram att skapa enkla, lättfattliga statusrapporter med bara några musklick, vilket ger dig värdefull tid och energi.

Gantt-diagram är mycket praktiska för att spåra alla uppgifter som går in i ett stort projekt, men de är inte alltid de bästa för att kommunicera denna information med andra, särskilt de som inte är vana vid att läsa dem.

Du har flera andra alternativ. Försök med ett av dessa fem Gantt-diagramalternativen själv. Du kan bli glatt överraskad av hur mycket tid du kan spara.