Lär dig om mötesminuter och varför de är viktiga

Mötesminuter är den skriftliga eller registrerade dokumentationen som används för att informera deltagare och icke-deltagare om vad som diskuterats eller vad som hände under ett möte. Mötesminuter eller anteckningar tas i allmänhet av en utsedd mötesministrator under förfarandet så att det finns en exakt registrering av det som skedde under mötet.

Protokoll innefattar vanligtvis:

• Namn på deltagare
• Dagordningspunkter som omfattas
• Beslut av deltagare
• Uppföljningsåtgärder begåtta av deltagarna
• Förfallodagar för slutförandet av åtaganden
• Eventuella händelser eller diskussioner som är värda att dokumentera för framtida översyn eller historia

Möte protokoll som ett historiskt dokument

Som ett historiskt dokument är minuter användbara för att dokumentera de centrala idéerna eller diskussionspunkterna som ledde till ett beslut. Till exempel kan effektiva mötesminuter ange de fem alternativ som laget diskuterat och nyckeln till att en valdes över de andra.

Protokoll för det typiska affärsmötet behöver inte registrera varje diskussion eller stat i detalj som sa vad. Naturligtvis är denna regel annorlunda för andra typer av möten som domstolsförhandlingar och situationer där rättsliga åtgärder diskuteras. Dessa typer av möten kräver en exakt registrering av konversationen och uttalandena. Men, om inte mänskliga resurser diskuterar en rättegång, dokumenterar det typiska mötet på arbetsplatsen inte varje iota.

När och hur man delar mötesprotokoll

Idealt sett registreras mötesminuter på en elektronisk enhet, t.ex. en bärbar dator eller iPad, och efter en snabb genomgång av stavning, grammatik och klarhet sprids de till mötesdeltagarna elektroniskt i slutet av mötet. På så sätt har deltagarna omedelbart meddelande om sina åtaganden och tidsfrister och kan ta upp frågor eller söka förtydligande. Om detta inte är möjligt, eftersom inspelaren vill transkribera protokollet eller kontrollera dem för fel, ska han sprida dem inom 24 timmar efter mötet.

Protokoll fungerar också som en påminnelse om de åtaganden som lagts till under mötet och hjälper deltagarna att överföra dessa objekt till sina kalendrar och dagliga arbetslistor.

Recordern bör alltid granska det föregående mötesminuten vid början av nästa möte så att folk kan kontrollera dem för noggrannhet och nästa steg.

Hur organisationer hanterar med mötesminuter

Kritisk till ett mötes framgång, minuter ger en inspelad historia av mötet för deltagare och för anställda som inte kunde delta. Utan fullmötet minskar mötets möjligheter att lyckas, eftersom människor, i balans, inte kan absorbera och behålla en mängd information på en gång.

Den anställde som tar mötesminuten är vanligtvis medlem i laget och tar anteckningar under deltagande i mötet. Vid möten som involverar rättsliga eller regeringsrelaterade förfaranden eller vid bolagsstämmans sammanträden tar en icke-deltagande person det officiella protokollet och registrerar ofta förfarandet.

För att spela in nyckelinformationen måste mötesminneinspelaren ha ett öra för detaljer och möjligheten att hålla fokus. Denna anställd måste också multitaska effektivt för att kunna delta i mötet under protokollet.

I vissa organisationer tar samma medarbetare protokollet vid varje möte. Eller ansvaret kan övergå från anställd till anställd. Minuternes roll bygger på effektiva ledarskaps- och kommunikationsförmåga och kan vara ett eftertrakat jobb.

Krav på en protokollinsamlare för möten

Kraven på inspelaren inkluderar möjligheten att:

• Anteckna noggrant de beslut, åtaganden och viktiga diskussionspunkter som gjorts vid ett möte
• Spela in de åtgärdsposter och förfallodatum som mötesmedlemmarna åtar sig (åtgärdsposter har namn, men protokollet anger inte vem som sa vad som var på informella arbetsplatsmöten)
• Granska de stora besluten och uppdragen eller frivilliga åtaganden och åtgärdsposter vid slutet av mötet så att deltagarna kan komma överens om dem innan de lämnar
• Var en lagspelare och vara flexibel eftersom deltagare kan lägga till eller korrigera vad de inte håller med i protokollet

• Arbeta med fördel att distribuera kopior av mötesminuten inom 24 timmar efter mötet