Grundläggande färdigheter för nybörjare

Nivå 1 i Management Skills Pyramid visar de grundläggande färdigheter som en början manager måste behärska. Det är grunden för ledarskaps-pyramiden, som visar de färdigheter som en chef måste behärska för att lyckas och visar hur dessa ledarskap bygger på varandra mot framgång.

Grundläggande förvaltningsfärdigheter

Det finns fyra grundläggande förvaltningsfärdigheter som alla måste behärska för att ha framgång i ett förvaltningsjobb. Dessa fyra grundläggande färdigheter är attplanera, organisera, direkt och kontrollera och diskuteras separat i detalj nedan.

Planen

Planering är det första och viktigaste steget i någon ledningsuppgift. Det är också det mest förbisedda eller avsiktligt överhoppade steget. Medan mängden planering och detaljer som krävs varierar från uppgift till uppgift, för att hoppa över den här uppgiften är att bjuda in en katastrof, förutom genom blind lucka. Det är det som ger oss adage av de 6 P: erna för planering (eller 7 P beroende på hur du räknar).

Även om de flesta människor associerar begreppet planering med allmän affärsplanering, finns det också olika planeringsnivåer:

• Strategisk planering
• Taktisk planering
• Driftsplanering

Och det finns olika typer av planering:

• Katastrofplanering
• Successionsplanering
• Krisplanering
• Kompensationsplanering

Organisera

En chef måste kunna organisera lag, uppgifter och projekt för att få lagets arbete gjort på det mest effektiva och effektiva sättet. Som startscheman kan du organisera ett litet arbetslag eller ett projektteam. Samma färdigheter kommer att krävas senare i din karriär när du måste organisera en avdelning eller en ny division av företaget.

Det finns tydligt en hel del överlapp mellan planeringen av arbetet och organisationen. När planeringen fokuserar på vad som behöver göras är organisationen mer operativ och fokuserar mer på hur man får jobbet bäst.

När du organiserar arbetet måste du:

• bestämma vilka roller som behövs
• Tilldela uppgifter till rollerna
• bestämma den bästa resursen (personer eller utrustning) för rollen
• skaffa resurserna och fördela dem till rollerna
• Tilldela resurser till rollerna och delegera myndigheten och ansvaret för dem.

Oavsett om du har tilldelats ett litet team eller ett projekt för att hantera, måste startledare också kunna organisera kontor och datasystem.

Du kanske inte kan flytta människor runt för att få ditt lag tillsammans, men du bör överväga det. Å andra sidan kan du behöva flytta flera personer till ett litet utrymme och du måste organisera saker så att laget kan fungera effektivt inom detta utrymme. Senare i din karriär kan du behöva organisera ett kontor för att rymma lag från flera olika avdelningar och deras specifika behov.

Du måste också kunna organisera alla system som hanterar de uppgifter som ditt team behöver samla in eller distribuera. Dessa dagar är det förmodligen datorsystem. Du måste bestämma om du till exempel behöver konfigurera delade webbsidor på företagets intranät eller bara en delad mapp på filservern. Hur ska du organisera systemen så att alla som behöver information har tillgång till det (och att det inte är tillgängligt för dem som inte bör se det, som dina konkurrenter)? Om ditt lag behöver eller producerar något annat än information, måste du organisera så att ditt lag får vad de behöver, när de behöver det och kan komma ut till andra vad ditt lag producerar vid rätt tidpunkt.

Glöm inte att organisera dig själv. Vi kommer att gå in på detta på en högre nivå i Management Skills Pyramid Level 3, men även som en första chef måste du kunna organisera dig själv, din tid och ditt utrymme så att du kan vara effektivast.

Slutligen kom ihåg att det är sällan nog att organisera saker en gång. Med ständiga förändringar i resurser, mål och externa faktorer behöver du oftast omorganisera för att anpassa sig till dem.

Direkt

Direktion är åtgärdssteget. Du har planerat och organiserat arbetet. Nu måste du styra ditt lag för att få jobbet gjort. Börja med att se till att målet är klart för alla på laget. Vet de alla vad målet är? Vet de alla vad deras roll är för att få laget till målet? Har de allt de behöver (resurser, auktoritet, tid etc.) för att göra sin del?

Dra, tryck inte

Du kommer att vara mer effektiv för att styra laget mot ditt mål om du drar (leda dem) istället för att trycka (luta dig tillbaka och ge order). Du vill motivera människorna i ditt lag och hjälpa och inspirera dem mot lagens mål.

Kontrollera

Vissa författare försöker "mildra" denna färdighet genom att kalla den "koordinat" eller liknande termer.Jag föredrar den starkare termen, kontroll eftersom det är viktigt att chefen ska kunna styra lagets aktiviteter.

I stegen ovan har du planerat arbetet, organiserat resurserna för att få det att hända mest effektivt och ledde laget till att börja arbeta. I kontrollsteget övervakar du arbetet som görs. Du jämför de faktiska framstegen till planen. Du verifierar att organisationen fungerar när du utformade den.

Om allt går bra behöver du inte göra annat än att övervaka. Men det händer sällan. Någon blir sjuk, databasen sorterar längre varje iteration än projicerat, en nyckelkonkurrent sjunker sina priser, en brand förstör byggnaden intill och du måste evakuera i flera dagar, eller någon annan faktor påverkar din plan. Kontrollsteget dikterar nu att du måste vidta åtgärder för att minimera effekten och återställa sakerna till önskat mål så fort som möjligt.

Det innebär ofta att gå tillbaka till planeringsstadiet och justera planer. Ibland kan det krävas en förändring i organisationen. och du måste omdirigera alla mot de nya målen och inspirera dem. Då förstår du självklart den nya planen och justerar om det behövs. Denna cykel fortsätter tills du fullbordar uppgiften.

Managers kontrollverktyg

I kontrollsteget ställer du in standarder för prestanda och kvalitet och sedan övervakar du för att de är uppfyllda. Det finns så många verktyg som finns tillgängliga eftersom det finns saker du behöver övervaka.

• Schemaläggningsverktyg - ett antal programvaruverktyg gör att du kan skriva in ditt schema och sedan uppdatera utvecklingen regelbundet. Programmet kommer att markera förändringar i schemat så att du kan identifiera korrigerande åtgärder som ska vidtas.
• Finansiella kontroller - Som chef har du vanligtvis en budget. Rapporterna från finansavdelningen kommer att låta dig veta hur dina utgifter (på människor och andra resurser) matchar planen.
• Människor kontrollerar - du måste se till att alla personer i ditt lag utför det som planerat. Om de inte är, måste du hitta och åtgärda orsaken. Förstår de inte målet? Har de inte någon resurs eller färdighet som de behöver? Är uppgiften för stor för dem och behöver ändras eller tilldelas en annan resurs? Ditt jobb som chef innebär att dina medarbetare får feedback om hur deras prestanda uppfyller planen. När det inte är så måste du vidta korrigerande åtgärder.