Hur HR-personal måste tänka på problem varje dag

Medarbetarfrågan verkar enkel, rakt framåt och bör vara lätt att svara på. Höger? Inte om ditt jobb är i personal. Även den enklaste anställningsfrågan lyfter otaliga röda flaggor för en arbetsgivares HR-team. Återigen går du den femkantiga vägen. Hur uppfyller du alla fem intressenter samtidigt som du behandlar den nuvarande medarbetaren rättvist?

Vad är bäst för arbetsgivaren? Vad är bäst för arbetstagaren? Vad är lagligt eller krävs av en statlig myndighet? Vad ställer prejudikatet för framtida beslut om och rättvis behandling av anställda? Vilket beslut kommer att få dig att stämma överens med samtliga kostnader och förvärring?

Du kan inte fatta beslut om inte beslutet uppfyller alla fem intressenter - till viss del. Är det verkligen konstigt att det ibland är den anställdes intressent som lider? Här är hur mänskliga resurser människor måste tänka och fatta beslut för att svara på en anställdas fråga. Låt oss använda modifieringen av denna företagsutställnings resepolicy som ett exempel.

Hur HR tänker, fattar beslut och svarfrågor

Frågan som lämnades av en läsare verkade enkelt nog. En anställd, som reser på företagsbranschen till handelsshows och andra klienthändelser, ville förlänga sin tid i händelsen stad med semestertid. Inga problem.

Inget problem, det vill säga tills HR informerade honom om hur dagarna skulle debiteras mot sin betalade semestertid. Med medkänsla till både HR och medarbetaren är här hur en HR-person måste tänka och fatta beslut.

Arbetstagaren reste på söndagen till en mässa. (Inget problem med denna resetid, företaget, enligt policy, som alla anställda förstår, betalar inte helgresetid för befriade anställda.) Arbetstagaren arbetade måndag till onsdag på mässan och ville börja semesterns användning efter händelsen.

Okej, sade HR-chefen, torsdag och fredag ​​är semesterdagar. Nej, svarade arbetstagaren, på torsdag, skulle jag normalt resa tillbaka till företaget. Sedan den dagen skulle betalas som en del av min normala arbetsvecka är det inte rättvist att få mig att ta en semesterdag för att täcka torsdagen. Är du med mig?

HR-tänkande och beslutsfattande börjar att rulla

Okej, säger HR-chefen, vars första lutning är att ladda torsdagen som en semesterdag eftersom arbetstagaren faktiskt inte använder dagen för att resa tillbaka till företaget. HR-personen vill med rätta inte göra arbetstagaren avgörande beslut från fall till fall, för anställda som deltar i sponsrade evenemang.

Kontrollera med ett par VD och en annan HR-person, båda besluten hade supportrar. Om arbetstagaren förväntades återvända från konferensen på onsdag och arbeta på torsdag, ska torsdagen vara en semesterdag.

Om torsdag normalt skulle vara en resedag, skulle det räknas som en arbetsdag, inte som en semesterdag. Under normala omständigheter skulle han resa tillbaka ändå och företaget bör inte straffa honom för att han förlängde sin vistelse med en semester.

Men han har valt att inte resa tillbaka, men istället för att gå på semester, sade dissentrarna. Det är inte företagets problem och vi betalar bara för restid om arbetstagaren använder veckodagen för att resa tillbaka. Eftersom vi inte betalar för någon restid på helgerna och det finns ingen sådan sak som en resedag, ska anställda endast betalas om de arbetar.

Plus, normalt skulle en anställd, om han inte tilldelades booth teardown, förväntas resa tillbaka onsdagen och rapportera till jobbet på torsdagen.Han kunde ordna sig för sent med sin chef om hans flyg var röda ögon.

I det fallet borde ingen tvekan torsdag debiteras som en semesterdag. Men vad har tidigare varit i praktiken i företaget? Arbetar medarbetarna att resa tillbaka onsdagen, om möjligt, eller är torsdagen den normala dagen för resan att återvända.

De flesta anställda vill återvända hem och jobba så snart som möjligt. Så reser de hem på onsdag om något flyg är möjligt, istället för att spendera en natt som hänger i sig själva i en konstig stad med inget att göra.

Detta är också en privat mot offentlig sektorfrågeställning. Om du är en offentlig anställd, som ofta arbetar enligt de förhandlade villkoren för ett fackligt kontrakt, förväntar du dig sådana överväganden som betalning för varje minut du arbetar. Om inte i direkt ersättning förväntar sig en offentlig anställd komplikation för arbetade timmar och förväntar sig att bli betald för att resa i helgen också.

Detta tänkande är anathema till en privat sektor arbetsgivare som förväntar sig undantagna anställda att få jobbet gjort och möta målen. Att tänka som en timmes anställd kommer faktiskt att hindra din karriär och göra dig mindre värd som anställd. Här är några tidigare tankar om att kompensera anställda för resetiden.

Om arbetstagaren är en arbetstagare som är timme eller ej, måste arbetsgivarna ta hänsyn till betald restid, plus arbetade timmar på mässan. När en anställd är berättigad till övertid, gäller dessa regler även på vägen.

(Det här är en av teorierna om varför engagerade medarbetare sällan är ombedda att resa för kundhändelser och träning. Regeringsbestämmelserna gör att deras närvaro kostar otillåtna - eller åtminstone en smärta i det bakom att betala för och betala av arbetsgivare., så mycket som dessa regler kan hämma utnyttjandet av och karriärtillväxten av arbetstagare per timme, HR-sympatier är med arbetsgivarna.)

Överväganden för HR-beslutet om Trade Show Policy

Nästa problem som HR behöver tänka på är i detta fall att många anställda reser ofta för mässa och andra företagshändelser. Ett beslut fattat i detta fall har vidsträckta konsekvenser för arbetsgivaren och beslut om andra anställdas önskemål i framtiden.

Vill HR verkligen fatta besluten från fall till fall? Vid vilken tidpunkt slutar arbetet och semesteret? När mässan slutar klockan 4 på onsdag?

När går det sista planet på onsdagskvällen för medarbetarens hemstad? Vad händer om det inte finns något plan på onsdag? Hur mycket dokumentation och forskning kommer HR att kräva i framtiden från andra anställda för att säkerställa att företagets tid för bokföringsbeslut är konsekvent och rättvist?

Vid något tillfälle måste HR bestämma att ett beslut för att tillåta den här arbetstagaren att använda torsdagen som en semesterdag har för många konsekvenser för liknande förfrågningar i framtiden. Medarbetaren känner sig begripligt olycklig.

Men ingen i HR, som jag vet, vill tillbringa sin arbetstid som HR-avgiftspolisen. Arbetstagaren väljer att inte resa tillbaka på betald tid; han kan resa tillbaka om han vill ha sin lön, och sedan gå på semester. Något annat beslut öppnar sig alltför stort av en burk maskar.

En sista tanke för HR-personen innebär hur anställda har behandlats tidigare. Rider anställda i allmänhet på onsdagskväll eller torsdag? Om torsdagen förväntas de dyka upp på kontoret? Om onsdagskväll, hur mycket på torsdag har de förväntats fungera?

Om han i normal drift skulle komma tillbaka onsdagskväll, då skulle torsdagen räknas som semester. Om han i normal affärsverksamhet skulle resa på torsdag men förväntas också dyka upp på arbetsplatsen på torsdag, då ska torsdagen debiteras som en semesterdag.

Åh, det är första gången du någonsin stött på den här frågan? Bra. Du har möjlighet att ställa prejudikatet och fastställa ditt företags resepolicy och praxis.

Du får nog förmodligen lägga till ditt beslut i arbetstagarhandboken, så alla anställda känner till läget av landet för att styra beslutsfattandet i framtiden.

HR når en lösning

Vad sägs om detta för en lösning på den aktuella frågan? Hur har företaget hanterat anställdas resor till mässor och kundhändelser tidigare? Flytta medarbetarna den natten och arbeta nästa dag eller ger företaget dem utrymme och låt dem flyga tillbaka dagen efter evenemanget och rapportera till jobbet den följande dagen?

Bestäm vad som styrde hanteringen av dessa metoder tidigare, enligt flera av dina chefer som ansvarar för de anställda som deltar i kundrelaterade händelser. Tidigare övning kommer att bestämma användningen av en semesterdag - eller inte - för frånvaron på torsdagen.

Vad händer om du upptäcker - som sannolikt - att praxis har varit inkonsekvent över hela linjen och det finns ingen klar tidigare praxis? Rita linjen i sanden. Berätta den nuvarande arbetstagaren, som inte hade några regler för att styra honom, att han kan använda en semesterdag för torsdag. Sedan:

• Utveckla din policy,
• Lägg till policyen i personals handbok,
• Träna anställda som reser om den reviderade politiken,
• Låt chefer veta att ledningsbefogenhet inte längre kommer att leda arbetstagares resebeslut eftersom besluten inte har varit konsekventa och rättvisa, och
• Använd den nya politiken för att göra konsekventa, rättvisa beslut i framtiden.

Resepolitikspråk för framtiden

I ett företag där arbetstagare reser ofta för företag, och särskilt om arbetstagargruppen är stor, skulle det vara en mardröm för företaget att fatta beslut från fall till fall och företaget kunde aldrig vara rättvist över hela linjen. Dokumentationskrav för anställda lägger onödig börda.

Nitpicking med bra, medarbetande anställda under minuters spårning är förolämpande och avskräckande - för chefen, HR och medarbetaren. Och det besegrar ditt syfte att lita på anställda, behandla anställda som vuxna och förväntar sig anställda att fatta ansvarsfulla beslut inom angivna riktlinjer.

Så, beroende på ditt företags behov här är den policy som rekommenderas som en del av din övergripande resepolitik. (Du har många extra beslut för en omfattande policy.)

Och åh, förresten, om du bara har ett par anställda som reser? Ignorera allt detta HR-tänkande och beslutsfattande. Duh! Chefer kan fatta beslut om tidsredovisning från fall till fall.

Resa till och från företag Sponsrade evenemang:

I (företagsnamn), anställda reser ofta för affärer. Anställda deltar i träning eller möten för professionella föreningar, besök leverantörer och konkurrenter, träffa kunder, delta på mässor och andra händelser för kundinteraktioner, för att bara nämna några exempel. Eftersom dessa händelser ofta hålls på önskvärda ställen, frågar de anställda ofta att de använder sin kraftuttag eller semestertid för att förlänga sin vistelse på evenemangets plats.

I dessa fall är företaget ansvarigt för kostnaden för arbetstagares resor, inklusive flygplan, hytter, flygbussar och nödvändiga transportmedel från den dag arbetstagaren reser till evenemanget tills arbetstagaren fullbordar företagets verksamhet vid evenemanget. Arbetstagaren måste redovisa varje ytterligare veckodag som tas bort från arbetet efter händelsen som betald semestertid, PTO-tid eller obetald ledighet med ledarskapstillstånd.

Alla anställdas eller resekamraternas kostnader för resor, mat, logi, transport och så vidare, samtidigt som de tar ledig tid, måste betalas av arbetstagaren. Den del av flygbiljetten som köps av bolaget för återbetalning av arbetstagaren efter närvaro vid evenemanget eller som svarat för körsträckan, som normalt betalas för arbetstagarens återkomst av företaget, kan användas för arbetstagarens hemresa.

Företaget betalar inga extra kostnader. Arbetstagaren måste redovisa varje dag som tas av efter den sponsrade händelsen.

Ja, detta är ett långt svar på arbetstagarens fråga om att använda semestertid för att förlänga hans företagsevenemangsresa. Men det är ett bra exempel på alla de faktorer som HR måste överväga i HR-tänkande och beslutsfattande. Det är inte kul för HR, men det är nödvändigt med HR-tänkande och beslutsfattande för att tillgodose behoven hos de fem intressenterna.

Hatar du inte bara HR-jargong? Börja med ordet: incentivize.