Top Job Skills Office Managers Need

Kontorscheferna tar ansvar för att hela kontoret eller kontorsbyggnaden fungerar smidigt. Detta kan innefatta uppgifter som att hantera och övervaka en eller flera administrativa assistenter. Kontorschefer behöver vanligtvis inte specialiserad utbildning, men de behöver gott om relevant erfarenhet och välutvecklade färdigheter i både administrativa och ledande roller.

Om du önskar denna typ av arbete kan du dramatiskt förbättra dina chanser att bli anställda genom att veta vilken av dina färdigheter och erfarenheter som ska belysas under ansöknings- och intervjuprocessen.

Hur man använder färdighetslistor

Titta över följande lista med eftertraktade färdigheter. Du kanske upptäcker att du har mer av dem än du trodde. Använd namnen på dina relevanta färdigheter som nyckelord i ditt CV och brevbrev, så den anställande handledaren kan tydligt se att du har vad de letar efter.

Läs jobbet noga, så du vet vilka kompetenser som viktigast för din potentiella arbetsgivare. Undersök företaget så att du förstår verksamheten och eventuell ytterligare, relevant erfarenhet eller kunskap du har att erbjuda.

När du förbereder dig för din intervju, kom med minst ett visst exempel på en tid som du visat på alla färdigheter som du förväntar dig att diskutera. Förvänta dig inte att den potentiella arbetsgivaren ska ta ditt ord ensam om din erfarenhet.

Viktiga färdigheter

Inte alla kontorchefspositioner kräver exakt samma kompetensuppsättning. Mycket beror på hur många kontorsassistenter du måste övervaka, hur många personer använder kontoret du ska hantera, och vilka typer av programvara och andra system som din arbetsgivare använder.

Det finns vissa färdigheter som praktiskt taget alla effektiva kontorschefer har och kan inte göra utan. Du kan också se över kompetensförteckningar som anges av jobb och typer av skicklighet.

Administrativa färdigheter

Som kontorschef ansvarar du för att fylla i flera administrativa uppgifter. Dessa innefattar att anställa och skjuta anställda, genomföra prestationsbedömningar, utbilda nya anställda och övervaka andra. Godkännande av formella rekvisitioner, bedrivande av generell affärsverksamhet och upprätthållande av pappersarbete och personaldokument kan också omfattas av din jurisdiktion.

Du måste också planera, ta hand om postbehandling, schemalägga och delta i möten. Du kan bli uppmanad att öva konfliktlösning, delegera arbete och vara en politik och beslutsfattare också.

Analytiska färdigheter

En del av ditt jobb kommer att vara att hitta sätt att göra ditt jobb bättre. Om du kan identifiera ineffektivitet i hur ditt kontor kör och leverera lösningar kan du kanske spara arbetsgivaren mycket pengar och spara dina kollegor mycket försvårande.

En stor kontorschef kommer ständigt att fråga sig, om alla processer, praxis och rutiner, "är det meningsfullt? Är detta det bästa vi kan göra? "Det rekommenderas att inkludera en lista med analytiska färdigheter på ditt CV.

Uppmärksamhet på detaljer

Som kontorschef stannar bocken med dig. Du kommer att vara ansvarig för att ordna rätt kontorsmateriel i rätt tid, för att upprätthålla journaler korrekt och på ett organiserat sätt och för att hålla reda på behov och problem för alla andra på kontoret. Om du gör ditt jobb bra, verkar kontoret rinna sig själv. Om du får några detaljer fel kan andra människor inte kunna göra sina jobb fullt ut.

Kommunikationsfärdigheter

Som kontorsassistenter är du ofta en av de första besökarna som ser, och du kan ibland vara den enda som de ser om en av de yrkesverksamma som arbetar på ditt kontor råkar vara ute. Du måste fungera som en effektiv receptionist samtidigt som du utför dina andra uppgifter.

Du kan också vara den primära kontaktpunkten bland olika personer som använder kontoret och eventuellt mellan ditt kontor och andra inom samma organisation. Du kan behöva träna konfliktlösning och delegera arbete. Allt detta bidrar till mycket kommunikation, både skriftligt och muntligt, som alla måste vara korrekta, effektiva, vänliga och professionella hela tiden.

Datorfärdigheter

Det är viktigt att kontorscheferna har ett brett spektrum av datorkunskaper. Särskildigheterna kommer att bero på din arbetsgivare men brukar innehålla datainmatning, kalkylblad och allmänna IT-uppgifter.

Hantering av kontor kan innebära en enorm mängd ansvar. Kontorschefer arbetar i allmänhet på topp i en organisation, med sina händer i alla aspekter av företaget. Om denna centrala roll vädjar till dig, fortsätt att granska färdighetslistan för att se om det här kan vara en karriär för dig.

Finansiella ärenden

Dina ansvarsområden kan omfatta bokföring, fakturering, budgetering och bokföring. Du kan också vara skyldig att hantera lönedel, småkassor och QuickBooks-poster. Kvartals- och halvårsrapporter kan också falla i ditt arbetssätt. Åtminstone, om ditt kontor hanterar pengar alls, är du i sista hand ansvarig för att du ska hantera det bra.

Ledarskapsförmåga

Som chef för vad som kan vara en stor grupp kontorassistenter måste du hålla alla motiverade och samordnade. Du måste göra samarbeten hända. Ditt jobb kommer att innehålla en standard för alla andras arbete och se till att dessa standarder är uppfyllda. Ledande innebär ofta att andra människor ska växa i sin karriär och att hjälpa människor att starta och kommunicera bra med varandra.

Sociala färdigheter

Interpersonella färdigheter spelar en stor roll för att vara en kontorschef. Du kommer att behöva ha en positiv attityd, hälsa på besökare och delta i lagarbete.

Diverse styrkor

Kontorschefer har en mångsidig kompetens som hjälper dem att effektivt göra sitt jobb. Detta inkluderar att vara uppmärksam på detaljer, att vara generellt flexibel om det stöd du tillhandahåller och att vara tillförlitlig. Kontorschefer måste också vara nätverkare, logiska tänkare, multi-taskers och problemlösare. Tidsstyrning och organisation ska vara andra naturen för personer som tjänar i denna roll.