Hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande - 7 frågor att fråga dig själv innan du träffar Skicka

I många år har människor förutspått e-postdöd. Det är sant att vi använder andra former av kommunikation som texting och sociala medier för att prata med våra vänner eller skicka snabba meddelanden till våra kollegor. Vi använder fortfarande e-post, särskilt för arbetsrelaterad kommunikation. Det är också det primära kontaktmedlet när du söker ett jobb. Det är lika viktigt som någonsin att veta hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande.

E-post kan vara din första kontakt med någon och på grund av det är det din första möjlighet att göra ett intryck. Var försiktig när du komponerar dina meddelanden. Innan du slår skicka, svara på dessa 7 frågor.

1. Är mitt meddelandefel gratis?

Att kontrollera din e-post för misstag är det viktigaste du kan göra innan du skickar det. Felaktig stavning och dålig grammatik gör att du ser sorglös ut. Det går emot det intryck du försöker göra, speciellt om du söker ett jobb.

Proofread tills du är säker på att du har fångat alla stavnings- och grammatiska fel, såväl som typsnitt. Grammarly.com har gratis verktyg, inklusive en förlängning för Chrome-webbläsaren, som kan hjälpa dig med detta.

2. Vad säger min e-postadress om mig?

Din arbetsadress-adress - som förresten, du aldrig ska använda för att söka jobb - är förmodligen väldigt enkelt. Mest sannolikt är det en viss variant av ditt namn. Du kan ha valt en mindre företagsliknande adress för att använda för personlig e-post. En adress som är suggestiv, barnslig eller söt är okej om du bara använder den för att skicka meddelanden till dina vänner och familj, men om du behöver skriva en professionell e-post, registrera dig ett nytt konto som förmedlar professionalism.

Ställ in en e-postadress som använder ditt faktiska namn. Prova dina för- och efternamn; Ditt förnamn, mitt- och efternamn; eller någon kombination av dessa. Skicka aldrig ditt professionella email från [email protected].

3. Är namnet och e-postadressen i fältet "Till" korrekt?

När du börjar skriva ett mottagarens namn i fältet "Till", fyller de flesta e-postklienter resten av namnet med en från dina kontakter. Du kan enkelt sluta med fel namn på det fältet, så var noga med att vara uppmärksam på detta.

Föreställ dig vilka problem som kan uppstå om du av misstag skickar ett mail till fel mottagare. Låt oss säga att du letar efter ett jobb medan du fortfarande är anställd. En anställningschef hos en potentiell arbetsgivare kan ha ett namn som börjar med samma brev som din nuvarande chefs namn. Hur pinsamt skulle det vara om du skickade din chef ett meddelande till den anställningschefen? Inte bara vill du se till att ditt meddelande når sin avsedda destination, men du vill också vara säker på att den inte når en oavsiktlig.

4. Har jag använt rätt titel för att adressera mottagaren?

Om du redan är på förnamn med den person du skickar till, är det okej att adressera dem på det sättet i ditt meddelande. Om det här är första gången du kommunicerar med någon, eller om du inte är säker på hur du föredrar att ta itu med är det bättre att använda en formell titel som Mr, Mrs, Mrs, eller Dr. och mottagarens sista namn.

Ta alltid fel på försiktighetssidan. Det kan inte skadas för att vara formellt. För en antydan om hur någon med vilken du redan har ett etablerat förhållande föredrar att ta itu med, kolla på tidigare meddelanden för att se hur de signeras. Det hjälper dig att bestämma vad du ska göra.

5. Överför min tona mitt budskap väl?

Som ordspråket säger: "Det är inte vad du säger men hur du säger det." När du pratar med någon ansikte mot ansikte, kan du lita på intonation, kroppsspråk och ansiktsuttryck för att hjälpa till att ge ytterligare mening åt dina ord.

När du försöker förmedla det samma meddelandet skriftligt finns det mer utrymme för missförstånd, eftersom läsaren inte kan se ditt ansikte, läsa ditt kroppsspråk eller höra din röst. Se till att ditt meddelande är artigt och låter vänligt, och att din avsedda mening är tydlig.

6. Är mitt meddelande enkelt, men inte kryptiskt?

Att hålla dina meddelanden korta och söta gör dem lättare att förstå. Samtidigt bör du inte utelämna något viktigt. Du vill inte tvinga mottagaren av ditt email för att gissa vad du försöker säga. Ditt meddelande ska vara så exakt som möjligt men med all nödvändig information.

7. Har jag inkluderat oönskade bilagor?

Många människor vägrar att öppna e-postbilagor som de inte förväntar sig. De har rätt att undvika att göra det. Datavirus överförs ofta i dessa bilagor. Om du vill skicka en fil till någon, till exempel ditt CV, fråga din mottagare för hans tillstånd först. Skicka det bara om han säger att det är okej.