Personlig assistent Fortsätt prov och färdighetslista

Personliga assistenter liknar verkställande assistenter eller kontorsassistenter genom att alla utföra rutinmässiga administrativa typer av uppgifter så att någon annan inte behöver. Uppgifter kommer sannolikt att innefatta screening eller svar på telefonsamtal, brev och e-postmeddelanden, hantering av scheman och anteckningar på möten.

Skillnaden är att personliga assistenter bara hjälper en enda person, och de kan också hjälpa till med personliga uppgifter som att handla eller planera sociala engagemang.

Vissa människor delegerar projektarbete till sina assistenter eller har sina assistenter ställt in för dem i deras frånvaro.

Arbetskrav för personliga assistenter

Även om det inte finns något minimikrav för personalassistenter när det gäller utbildning, hjälper en bakgrund i näringsliv eller administrativt arbete. Ett andra eller ett tredje språk kan också vara viktigt i vissa fall. I allmänhet är de färdigheter du har viktigare än din utbildning. En diskussion om några av dessa nödvändiga färdigheter kan hjälpa dig att avgöra om den här typen av jobb är för dig.

Här är en lista över personliga assistent färdigheter för CV, omslag, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på det jobb du applicerar, så se även vår lista över kompetenser listade ut av jobb och typ av skicklighet. Titta igenom denna lista och se om du har använt dessa färdigheter i tidigare jobb eller har förvärvat dem genom träning.

Anteckna när och hur du använde eller utvecklade dessa färdigheter. Lägg sedan till dem i ditt CV och brevet eller behåll dig för att fylla i jobbsökningar. De personer som skärmar applikationer kommer ofta att leta efter nyckelfärdigheter. Matcha dina färdigheter med de som skickas som krävs för jobbet. Var så säker på att de nämns i ditt brev och anges på ditt CV.

Du bör också utveckla intervju svar på hur du använde dina färdigheter i tidigare positioner. Ge ett exempel på hur du löste ett problem på arbetsplatsen med hjälp av en eller flera av dessa färdigheter. Visa hur du använder dina färdigheter som bidrog till framgången för ett projekt.

Exempel på Personal Assistant Färdigheter

Denna lista är inte uttömmande men innehåller några av de viktigaste eftersökta färdigheterna för personliga assistenter.

Organisation och tidshantering

Som en personlig assistent är en stor del av ditt jobb att hålla någon annan organiserad och i schema. Du måste därför vara välorganiserad själv. Lyckligtvis kan organisationen läras. Det finns specifika tekniker du kan anpassa för att göra din användning av tid mer effektiv och annars hålla ditt liv och din chef i ordning.

Skriftlig och verbal kommunikation

Du måste förstå och följa instruktioner, och du måste överföra information tydligt och ärligt. Beroende på detaljerna i din position kan du också behöva välkomna kunder, svara på korrespondens eller skapa rapporter och presentationer. Alla dessa uppgifter kräver högkvalitativa kommunikationsförmågor, inklusive tal och skriv, lyssna och läsa.

Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer

Uppmärksamhet på detaljer är en kritisk del av både att hålla organisationen och kommunicera väl.

Vaghet eller felaktighet skapar i bästa fall ineffektivitet och kan också orsaka allvarliga misstag eller förfalla din chefs kollegor.

Kunskap om relevant programvara

Vilken programvara du behöver hantera kan variera, men det kommer sannolikt att inkludera ordbehandling, kalkylblad, databaser, kalendrar, skrivbordsutgivning och PowerPoint eller något motsvarande. Att kunna ge åtminstone minimal teknisk support är ett plus. Du kan behöva utvärdera flera olika program och appar för att välja själv som ger de bästa verktygen för att uppnå din chefs mål. Alltid är ditt jobb att göra din chefs jobb enklare och enklare, och det kan kräva en hel del problemlösningar bakom kulisserna.

Takt och diskretion

Som personlig assistent utsätts du ofta för känsligt material, från affärshemligheter till mycket personlig information som du måste behålla konfidentiellt.

En relaterad färdighet är takt, förmågan att reagera försiktigt eller inte alls till information som andra människor kan hitta svårt eller pinsamt. Du måste med andra ord vara en säker person för din chef att vara sårbar med. När allt kommer omkring vet du bara hur mycket hjälp de behöver.

Personlig assistentfärdighetslista

Administrativa färdigheter

Dessa färdigheter är ofta en del av arbetsbeskrivningen för en personlig assistent eller är kompetens till mervärde. Din arbetsgivare kan behöva någon som kan utföra dessa uppgifter för henne.

• Administrativ
• utnämningar
• Korrespondens
• Ärenden
• evenemang
• Evenemangsplanering
• arkivering
• Genomförandeprocedurer
• Underhålla scheman
• möten
• Office Management
• Projektledning
• Forskning
• schemaläggning
• Tar diktering
• Ta emot meddelanden
• Skriva anteckningar
• Researrangemang
• Reseplanering

Kommunikations färdigheter

Som personlig assistent är alla aspekter av kommunikation viktiga för jobbet. Var redo att visa din erfarenhet eller träning.

• Svara telefonen
• Kommunikation
• E-post
• Hälsning besökare
• Hanteringsförfrågningar
• nätverk
• Icke-verbal kommunikation
• Screening Calls
• Verbal Communications
• Skriftlig kommunikation

Finansiell kompetens

Har du erfarenhet eller utbildning för dessa uppgifter?

• Bokföring
• Budgetering
• Köp av
• sourcing
• Handla

Teknikfärdigheter

Kan du använda olika plattformar och enheter och göra grundläggande felsökning?

• Dator (PC, Mac, Tablet)
• Databashantering
• Microsoft Office
• Presentation Preparation
• rapporter
• Ordbehandling

Personliga förmågor

Dessa färdigheter är ofta en del av din personlighet. Visa hur du har använt dem och utvecklat dem.

• sekretess
• Diplomatisk
• Diskretion
• Flexibilitet
• Inter
• Göra flera saker samtidigt
• Organisation
• Positiv attityd
• Problemlösning
• Professionell Demeanor
• Självmotiverad
• Lagspelare
• Tidsplanering
• Arbeta oberoende

Om du inte har använt dessa färdigheter vid ett tidigare jobb, kolla på hur du har utvecklat dem på frivilliga eller obetalda jobb eller använd dem i ditt personliga liv. Använder du dessa färdigheter som en del av en trosgemenskap eller för ett elevprojekt i skolan? Har du utvecklat färdigheter som en del av ett sportlag eller individuell sport? Den erfarenheten kan också vara värdefull och göra dig till en bättre kandidat för positionen.

I följande provuppsats utformad för en personlig assistent noterar du hur flera av de ovannämnda färdigheterna ingår i texten, särskilt "kärnkvalifikationerna".

Sample Personal Assistant Resume

Detta är ett exempel på ett CV för en personlig assistentposition. Hämta CV-mallen (kompatibel med Google Dokument och Word Online) eller se nedan för mer exempel.

Ladda ner Word Mall

Sample Personal Assistant Resume (Textversion)

Carly Sökande

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

KARRIÄRMÅL

Detaljerad och välorganiserad personlig assistent som är välkänd för att tillhandahålla sömlöst stöd till chefer på C-nivå, samt att självständigt utföra administrativ, mötes- och reseplanering, shopping och händelseplaneringsansvar med enkel effektivitet söker en personlig assistentposition med en topp fast.

KORSKVALIFIKATIONER

• Kunna behandla känslig data och hantera all korrespondens och diktation med kompromisslös integritet och konfidentialitet.
• Kan enkelt bygga rapport med kunder, leverantörer och projektintressenter både personligen och skriftligt.
• Kunna utnyttja utbildning i redovisning för att noggrant balansera böcker och utföra budgeterings- och inköpsfunktioner.
• Håll alltid en positiv och fullständigt professionell upplevelse, med förmåga att införa förtroende och engagemang från andra.

PROFESSIONELL ERFARENHET

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Personlig assistent till presidenten, September 2016-nuvarande

Ge omfattande administrativt och personligt stöd till grundaren av boutique finansiell rådgivning, med ansvarsområde som inkluderar diktation, korrespondens, kontorshantering, leverantörsrelationer, tidsplanering, resekoordination och evenemangsplaneringsfunktioner.

• Planerade alla detaljer för mycket framgångsrika kundrelaterade händelser, inklusive golf och tennissemesterhelger, seminarier om finansiell planering och aktieägare banketter.
• Upphandlade och säkrade kostnadseffektiva rese- och underhållningsleverantörer minskar resekostnaderna med 15%.
• Utnyttja Adobe Creative Suite för att skapa visuellt engagemang för nya marknadsföringsbroschyrer och ett månatligt nyhetsbrev.

UTBILDNING

Kandidatexamen i företagsekonomi (Mindre: Redovisning)2016; GPA 3.9

University of Missouri, Columbia, MO

Dekan lista Graderad Summa cum Laude

Tekniska kunskaper: Microsoft Office Suite, QuickBooks och Adobe Creative Suite. Flytande på spanska.