Åtgärder för att anpassa din kommunikation för varje publik

Om du hoppas kunna kommunicera med människor på ett sätt som delar information, och i synnerhet förändrar beteendet och har allvarliga konsekvenser, behöver du veta din publik. Det är en grundläggande princip för stor kommunikation. Att förstå perspektivet hos de personer du pratar med hjälper dig att bli en bättre presentatör och personalansvarig.

Känn din publik. Vet vad de bryr sig om. Vet vad de vill höra. Och genom att känna till dem och fokusera på ditt meddelande kan du visa dem att du är en resurs. Du engagerar din publik och har större inverkan.

Problemet? Att känna din publik tar tid, och det är alltid lättare att göra en hjärndump av alla saker som du vet eller vill berätta för publiken om ett ämne. Att tänka kritiskt om vad din publik önskar eller behöver höra är hårdare.

Många HR-proffs blir fastnade i att ge publiken ett allt de borde veta eller göra om en problempresentation. Du vet att du har fallit in i den här fällan när du befinner dig att lägga kula på objektglas istället för att tänka på:

• vad publiken verkligen bryr sig om,
• vad dina viktigaste punkter är och
• hur man kartlägger dem i en tydlig historia som skapar ett engagerande samtal.

Den andra fällan som många HR-proffs faller i är att upprepa samma dag i dag och dag ut till olika publik. Problemet är att olika publikgrupper bryr sig om och svarar på olika saker, så om du vill vara engagerande måste du anpassa ditt meddelande varje gång du pratar.

Det är hur man ser till att du anpassar ditt meddelande, skär igenom bullret och håller publiken engagerad i vad du säger till dem, oavsett vem eller var de är. Dessa fem viktiga påminnelser kommer att se till att dina ord uppnår de konsekvenser de förtjänar - när du vinner publikens fulla uppmärksamhet och engagemang.

Vet vad din publik bryr sig om

Din publik kommer inte bryr sig om vad du säger tills du har visat att du bryr dig om dem. När du planerar din presentation, fråga vad är dina utmaningar och behov för din förväntade publik? Vilka är de tre till fyra huvudfrågorna eller frågorna om deras ämne om ditt ämne?

Om du inte vet, fråga några personer som kommer att delta i din presentation, fråga avdelningschefen eller, om ingen information finns tillgänglig, gör ditt bästa gissning.

Starta sedan din presentation genom att påminna din publik om sina identifierade problem. Säg, "Jag vet att flera av er undrar om våra förmånsalternativ, eller" Jag föreställer mig att dessa tre saker är vad du verkligen vill komma ifrån denna verkstad."

När du pratar först om din publik och deras problem och behov som du kommer att ta upp i ditt samtal visar du att du bryr dig om dem. Det gör att folk vill lyssna.

Kartlägga dina huvudpoäng för din publik

De flesta HR-presentationer känns som en informationsdump, inte en klar historia med en uppsättning huvudpunkter. HR-personal vet vanligtvis mycket mer än andra vill ha eller behöver veta om något som behövs.

Författarna Chip and Dan Heath kallade i sin bok "Made to Stick" detta "kunskapens förbannelse". När var sista gången du kände att en presentation var för kort eller täckt för liten information? Förmodligen sällan om någonsin.

De människor som sticker ut som presentatörer, de som hörs och har inflytande börjar med att erkänna publikens problem som de hjälper till att lösa. Då, när de förbereder sin presentation skiljer de sig från det trevliga att veta.

Ta hälften av vilken tid som helst, du måste fokusera på hjärtat av din presentation och vad din publik behöver veta som hjälper dem. Det bästa sättet att bryta "kunskapens förbannelse" är att fokusera på det som är viktigast för både dig och publiken.

Kartlägg din presentation på en whiteboard eller en bit papper, eller använd en uppsättning notiser. Vilken sekvens av poäng är bäst? Finns det en order till de punkter som kommer att ge större mening för publiken? Hur relaterar dina poäng till varandra? Gör dem tydliga. Om de inte gör det, berätta för folk: "Här är ett helt annat men viktigt ämne."

Berätta för historier och använd exempel Du kommer att hitta Relatable

Förutom att försöka presentera för många saker samtidigt, låter HR-presentationer alltför ofta abstrakt och orelaterat med publikens dagliga liv och arbete. Vad som händer är att folk stämmer ut, sitter genom pratstunden, antar att det inte handlar om dem och inte handlar. Detta gör presentationen slöseri med sin tid och din.

Att förhålla sig till dem, för att hjälpa dem att vidta åtgärder, behöver människor de idéer som är grundade i berättelser och exempel. Mänskliga hjärnor är trådbundna för att relatera till berättelser och att komma ihåg dem. Så täcka färre poäng bättre, med många exempel. Och, när det är möjligt, gör exemplen från deras avdelning och deras dagliga erfarenheter på jobbet.

Berätta historier om hur du använder den idé du delar. Huruvida det är hur man löser ett kompensationsproblem, hur man ger feedback, hur man registrerar sig för din visionsplan eller hur den nya organisationen skiljer sig från den gamla, berättar historier. Gör broen tydlig mellan ditt ämne och deras liv och intressen.

Visa, säg inte bara din målgrupp

En bild är i tusen fall värd tusen ord. Videor blir normen för effektiv kommunikation. På den här dagen med tillgängliga videoverktyg använder prenumeranter som använder för mycket text ofta ursäkter. De säger, "Men jag måste kommunicera mycket specifik information." Eller "Min publik kommer bättre kunna smälta den här komplicerade idén om jag skriver ner den." Nej, det gör du inte, och nej det gör de inte.

Om inte ditt mål är att bore, alienera och underwhelm din publik, och inte ha något inflytande i värsta fall, skära texten. Skicka det i ett uppföljningsmail eller dela det i ett Google doc. De visuella bilderna du behöver behöver stödja historien, inte bli ditt manus. När du väl har en klar uppsättning huvudpunkter och ett bra flöde som stöds av berättelser och exempel, bör du bara starta ett presentationsverktyg.

Annars slutar du med dina bilder som fungerar dubbelt som dina högtalaranteckningar. I det fallet borde du bara ha skickat presentationen i stället för att slösa bort publikens tid.

Anpassa och förbättra genom att veta din målgrupp

När du har skapat en bra presentation som visuellt stöder ditt huvudmeddelande, har du friheten att skräddarsy den till varje publik som du tjänar. Du kan göra din fråga och sedan fråga högt, "Så varför skulle du bryr dig om det här?" Och skräddarsy ditt svar till publiken som ligger framför dig. Vad dina marknadsföringsmedlemmar bryr sig om kan vara mycket annorlunda än dina utvecklingspersonalers behov.

I många år med utbildning och presentation av ledare på dussintals organisationer som Apple, Oracle, SAP och T-Mobile har kraften i en enkel uppsättning meddelanden skenat fram. När meddelandena stöddes av enkla bilder och levereras av en fokuserad presentatör som kunde klara poäng och ansluta dem till publikens dagliga livstid kom kommunikationen fram. Och är det inte meningen att göra en presentation?

----------------------------------------

Tobey Fitch är en Managing Partner hos Fitch Associates. Han har tidigare bidragit till publikationer inklusive Entreprenör.